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「優先順位のツボ」MAILMAGA

これまで数多くの講演やセミナー、企業研修に登壇してきました。野球の審判と同じで１００点満点の回なんて全くありません。この事例は変えた方がいいな、スライドのつながりが少し不十分だった・・・などなど、改善することが必ず出てきます。

目標とはゴールです。未来の理想像はイメージであり、しかも現在地からは遠くて見えにくいものなので、途中に置いたポイントである目標によって具体的な行動につなげていきます。目標（ゴール）には行動ゴールと結果ゴールの２種類があります。

タイムマネジメントとは、「本当に大切なことに有限の時間をなるべく多く使う技術」です。自分自身の時間の大切さが理解できると、他人の時間も大切に考えるようになります。例えば、遅刻は厳禁。最も簡単に相手の時間を奪ってしまいます。待たせるぐらいなら、多少早く着いて自分が待った方がマシです。

可処分時間とは、自分が自由に行動を選択できる時間のことを指します。この可処分時間を把握することが、スケジューリングの重要なカギを握っています。可処分時間が１時間しかないのに、処理に３時間は必要な予定を入れても終わるわけがありません。

その緊急事態は突発的だったのか。これが本日のテーマです。消防署の仕事は緊急事態への対応が大半です。事故の通報を受ければ救急車が緊急発進し、火事の通報を受ければ消防車が現場に急行します。一方で、予防という観点では施設への立ち入り検査をしたり、かつての「火の用心～」の夜回りに代表されるような啓発活動も行ったりしています。

正確にカウントはしていませんが、タイムマネジメントの企業研修を、これまで３００回程度はやってきたと思います。自治体職員、福祉、保育園、製造、飲食、小売り、建設業、農業、士業、金融機関、専門家団体、教職員（小・中・高・専門学校・大学）・・・。その他にも公開講座には様々な職種の方々に参加していただきました。

考えているだけで行動しなければ何も変わりません。なので「走りながら考えよ」と主張される方も数多くいます。ところが、走りながら考えると目標に対して大きくズレてしまう可能性が高く、大幅に軌道修正したり戻ったりしながら・・・となるので成果が出にくく、ここで大半の人はあきらめてしまいます。

これまでに読んできたタイムマネジメントに関連する本を読み直して感想を紹介するコーナー不定期でお届けしています。２冊目は「佐々木かをりの手帳術」その名のとおり、イー・ウーマンの佐々木かをりさんの著書です。前回紹介した「ＴＱ」の影響でフランクリンプランナーを購入し、持っているだけで使いこなせていなかった時に手にした１冊。

私が提唱するタイムマネジメントでは、未来の理想像が重要なカギを握っています。効率化を図り、時間を生み出したとしても、使うところが無ければ意味はありません。常に３～５年後をより良くしていくためには、未来の理想像を具体的に作る必要があります。どうしても文字だと抽象的になるので、ビジュアルで描く方法はこれまで何度もお伝えしてきました。

以前の私は、目の前のことから片っ端に手をつけていき、終わった時が帰る時。こんな働き方をしていました。時間に制限が無ければこれでも良いのかもしれません。ところが、時間の長さだけで解決することに慣れてしまうと、工夫や改善をしなくなります。時間をかけ、気合いと根性で片付けた方が簡単だからです。

先日登壇したタイムマネジメント研修の後、ある受講者の方からご質問をいただきました。仕事用とプライベート用でスケジュール帳を分けているのですが、１冊にまとめるべきでしょうか。というものです。結論から言うと１冊にまとめるのが鉄則です。情報が分散していると重要な決断ができないからです。

これまでに読んできたタイムマネジメントに関連する本を読み直して感想を紹介するコーナー不定期でお届けします。記念すべき（？）初回は「ＴＱ（タイムクエスト）心の安らぎを発見する時間管理の探求」です。今から２０年前・・・人生どん底の３５歳で出会ったタイムマネジメントに関する最初の１冊です。

私が時間を管理する（タイムマネジメント）という概念に出会ったのは、これまでの人生で、どん底だったと考えている３０代中盤の頃です。それから２０年が経ちました。セミナーを受けたり、関連する本をたくさん読み込んだり、自分なりに実践してきたりしたことの中で再現性の高いものを、このメールマガジンや研修でお伝えしています。

かつて、決まってメンタルが落ちていたのは、困難な（と思う）仕事をたくさん抱えてその量や全体像がわかっていない時でした。要は、やってもやっても終わらない（だろう）と感じている時です。まさに、頭の中が混乱し、机の上も散乱しているパンク状態。この傾向を理解し、事前対応のコツをつかんでからは大崩れすることが無くなりました。

今日から３連休という方も多いでしょう。私は少し前に痛めた左足のカカトの影響もあり、野球関連の予定は全く入れていません。忙しくなるとわかっている１０月の準備でもしながら家族とノンビリ過ごすつもりです。今は自営業ということもあり、仕事とそれ以外の境目がほとんどありませんので、平日でも気兼ねなく休みますし、土日でも仕事をしています。

一般的なスケジュール帳には、マンスリー（月間）とウィークリー（週間）のフォーマットがあります。デジタルカレンダーであれば、どちらに入力しても同じデータが反映しますが、アナログ手帳はそういうわけにもいきません。月間と週間ではスペースが違うので、同じように書くこともできません。今日は私が実践している月間と週間の使い分けについてご紹介します。

ＴＯＤＯリストを作っているという方は多いと思います。しかしながら、そのリストは日々完了しているでしょうか。ずっと積み残しのリストがあるという場合は、書き方を見直してみると良いかもしれません。単発で終わるタスクはどんな書き方をしても良いのです。

私は、地元金融機関系シンクタンク大銀経済経営研究所の会員向け機関紙「おおいたの経済と経営」に寄稿しています。頻度は四半期に１回です。毎月のルーティンであれば校了したらすぐ次に着手すれば良いのですが、忘れた頃にやってくるタイプの締め切りは少し工夫が必要です。仕事は、目の前の１つに集中することが原則です。

私たちはどうしても目の前のこと（締め切り）に気を取られてしまいます。締め切りに追われるのは期限が迫っているからであり、それと比べると数年後に実現したい理想像はまだまだ遠いので、先送りしがちです。それだけではありません。急ぎのことばかりに追われる日々が続くと、本来進むべき方向からズレていても気がつかなくなるのです。

スケジューリングの目的の１つは可処分時間の把握です。スケジューリングによっていかに可処分時間を確保するかは、抱えている仕事の進行に大きく影響します。まとまった時間が取れない場合は、細切れ時間を活用するしかありません。しかし、所詮は細切れです。