基準を作っておけば迷わない

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■ メールマガジン【優先順位のツボ】■

2024.9.15　Vol.　3,090
本日のテーマ：

基準を作っておけば迷わない

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ｎｏｔｅ
「労働生産性の向上とはなんぞや？」
https://note.com/happyspiral86400/n/ncdc11994c6a3

マイベストプロコラム
「タイムマネジメントの技術は社会を変える」
https://mbp-japan.com/oita/happy-spiral/column/5166437/

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◆１・　昨日のこと
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疲労感が残る土曜日の朝は
ホームサウナからスタート。

３セットで整えてから
久しぶりのカフェでモーニング。

タイムマネジメント研修の
資料作成を進めます。

煮詰まったので事務所へ移動。

プリントアウトしてから確認し、
一旦保留。

報告書と請求書を作成して
担当者にそれぞれメールで送って完了。

タスク処理が
かなり進んだ一日でした。

【２０２４年　記録集計中】

＜読書＞　目標１００冊
９月１４日未読了・９月合計３冊
（年累計４５冊）

＜タイムマネジメント研修＞　目標５０回
９月４回・年合計３５回
受講者数年合計（１，０１７）

＜ダイエット＞　目標１２ｋｇ減
マイナス０.５ｋｇ（９月８日まで）
（年累計マイナス４.６ｋｇ）
※週の最低体重を比較（月曜更新）

＜初めてのこと＞　目標５０個
９月１４日０個・９月合計３個
（年累計４５個）

＜縄跳び＞　目標１００回
９月１４日未実施・９月合計０回
（年累計２回）連続最高５０回

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◆２・　本日のテーマ

基準を作っておけば迷わない

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私たちは日々同じようなことを
繰り返しているものです。

もちろん
仕事の内容はそれぞれですが、

メールのやり取りだったり、
アポを取ったりするのに、

一定の基準を決めておけば迷いません。

基準があるとミスも少なくなります。

今日は３つの項目について
私が実践している基準をご紹介します。

（１）メールの返信基準
・ 原則は翌日返信
・ 日程調整は即時返信
・ 返信に時間がかかる時は確認メール

私は、原則として
メールは当日には返信しません。

特に労務管理の相談などは
必ず翌日にします。

緊急であれば電話が
かかってくるはずですし、

いつもすぐに返信していると
相手は喜ぶでしょうが、

こちらの仕事は中断します。

それだけではありません。

相手の（すぐにレスポンスがあるという）
期待度が高い状態で、

何らかの事情により遅れると
不満につながる危険性もあります。

一方で、仕事の日程調整だけは
すぐに返信します。

これは相手の時間も
ブロック（保留）しているからです。

また、返信に少し時間が
かかりそうだったら、

いわゆる合いの手を入れます。

「メールは確認しました。
調べて返信するので２日かかります。」

これで相手は安心します。

音沙汰がないと

メールを再送したり、
届いているかの確認のために
電話がかかってきたりして、

いずれにしても時間の無駄となります。

（２）アポイントの取り方
・先の予定は相手から候補日を出してもらう
・予定を自分から出した時は有効期限を決める
・直近の予定は自分有利に決める

アポイントは
なるべく自分に有利に取りたいものです。

数か月先などは
決まっていないことが多いので
相手から候補日を出してもらいます。

その中から選ぶ方が早くて簡単です。

しかし、先の予定は決定するまでに
時間を要することが多く、

出した候補日が
いつまでも保留となることを
避けるために

有効期限を決めるようにしています。

直近のアポは
すでに他の予定が入っているので
自分の有利な日程を指定します。

なるべく移動時間が少なく、
なるべくゴールデンタイム
（午前中など）は外します。

（３）新規仕事の処理
・原則は翌日以降（処理予定日を決めておく）
・バッファで対応できれば当日処理

日々、新しい仕事は
入ってくるものです。

私は、原則として
今日のタスクを優先するので、

新しい仕事は処理日の予定を決めて、
目の前から消します。

ただし、５分や１０分で
終わるような仕事を先送りすると
どんどん溜まるので、

当日にバッファ（余白）があれば、

そこで処理してしまう場合も
少なくありません。

社内である程度のルールを
作っておくことも必要です。

残業せずに定時で帰ろうと
段取りしていても、

夕方になって
新しい仕事が入ってくると

それが気になって帰られない
という方は一定数います。

当日処理の
締め切り時刻を作っていれば、

よほどの突発的な事案や
悪意が無い限り、

これは避けられます。

このような基準は

個人事業主は自分で決めれば
良いことですが、

組織で動いている会社員の方は、
社内で統一のルールを作っておくと
良いかもしれませんね。

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◆３・ 編集後記
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昨日は
タイムマネジメント研修の資料を
まとめて作りました。

６時間コースを先に作り、
３時間や９０分のバージョンは、
そこから削ります。

今日は労務管理系の
セミナー資料をまとめて作ります。

いずれも３時間。

ただし、対象者の関係で
内容は変わります。