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「優先順位のツボ」MAILMAGA

これまでに読んできたタイムマネジメントに関連する本を読み直して感想を紹介するコーナー不定期でお届けしています。６冊目は『「朝４時起き」ですべてがうまく回り出す』池田　千恵　著、本試験に挑むこと３回目でようやく社会保険労務士の資格を取得し、意気揚々と開業したものの、なかなか軌道に乗らなかった頃に読んだ１冊です。

私は５年先の未来にポイントを置いて、その時点での理想を描いています。もちろん、途中で軌道修正はします。そこに向かうと現在地が移動するので見える風景も変わってくるからです。２０１４年時点でのテーマは「手帳を真っ黒に」でした。つまり、予定でスケジュールを埋めようというものです。

いかに効率良く物事を進めるか。スケジューリングをする時に常に考えていることです。「効率」という響きに嫌悪感を抱く方もいますが、私はプライベートでも仕事でも「本当に大切なこと」に使う時間をたっぷりと確保するため、「それ以外のこと」を効率化し、時間を生み出すために必要な行為だと考えています。

人の集中力はそれほど長くは続きません。一般的には起床後が一番高く、時間の経過と共に落ちていきます。しかしながら、単純に（集中力が）減少していくわけではなく、少し上がったり、急激に落ちたりします。上がる傾向にあるのは「終わりが見えた時」昼休憩まで１時間、研修の終わりまで最後の１時間・・・。

働き方改革と労働生産性はセットです。厚生労働省も言っています。労働時間は減った、業績も減った（落ちた）では本末転倒だからです。では、生産性と聞いてピンとくる人がどれだけいるでしょうか。おそらくは、製造業や運送業など一部の産業以外はナンノコッチャなはずです。

今日の研修で通算登壇回数は９９６回となります。目標としていた１，０００回には１２月１日に達する予定です。タイムマネジメントを社会に広めるというミッションをベースに目標値を決め、リピートにつながるアクションを実行してきた結果でもありますし、９９．９％は「呼ばれ講師」なので、呼んでくださった方や紹介していただいた方のお蔭でもあります。

私はタイムマネジメントを「本当に大切なことに有限の時間をなるべく多く使う技術」と定義しています。もちろん、締め切りに追われて疲弊している現状を改善したい時にも使える技術ではありますが、理想の未来を実現するために使わないとモッタイないと思っています。理想の未来とは言い換えると「夢」です。

タイムマネジメントは、未来の理想像、あるべき姿、楽しい毎日を描くことから始まります。それを実現するために時間をなるべく多く投入することで未来はより良く変わっていきます。確かにタイムマネジメントの技術を使えば、締め切りに追われる日々も改善できますが、単純に残業が減り、早く自宅に帰れたとしても、家に帰って何もすることがないという状況だとどうでしょうか。

私は月曜日の朝は７時からコメダ珈琲店にいます。締め切りという短い視点の仕事を繰り返していると、何をしているのかわからなくなってしまうので、目線を未来に移して、人生の目的やビジョンなどを再確認する貴重な時間にしています。一方で、金曜日の夕方はカフェ・ド・クリエというお店にいます。座る席も決まっています。ここでは１週間の振り返りと翌週以降のプランニングをしています。

１週間って何時間あるかご存じでしょうか。全部で１６８時間あります。睡眠時間を１日７時間として、この１６８時間から除くと１１９時間が起きて活動している時間ということになります。自営業ということもあるのかもしれませんが、私はこの１１９時間の生産性を上げようと時間のやりくり、つまりタイムをマネジメントしています。

可処分時間とは、処理するタスクを自分で自由に選択できる時間のことです。可処分時間の総量によって抱えている仕事の進み具合は決まります。これはプライベートも同じ考え方で、就寝時刻と起床時刻の差から就業時間と通勤に要する時間を引き、その他にも食事や入浴など、やることが決まっている「固定の時間」を除くとプライベートの可処分時間がわかります。

タイムマネジメントの基本はスケジューリングです。目の前のことに片っ端から時間を使うと、優先順位を間違えてしまって締め切りに追われるようになります。それだけではありません。本当に大切なことに使う時間が、（どうでもいいとは言いませんが）枝葉のことに奪われていきます。

タイムマネジメントの技術は個人の時間管理能力を向上させるだけではなく、会社の業務改善にも応用できるものです。それはそうですよね。会社といっても、動いているのは「人」なのですから当たり前といえば当たり前です。

タイムマネジメントとは「時間のやりくり」のことです。１日は２４時間、１週間は１６８時間と枠は決まっています。この限られた時間を何に使うのか、優先順位を考えながら自分で決めて実行していきます。重要なのは「自分で決める」ということ。決めなければどこかの誰かの大切なことに、自分の時間を奪われかねません。

昨日の研修は営業担当が多かったこともあり、スケジューリングの手法にいつもより多めに時間を取りました。皆さんとても熱心に聞いていただいたのは、自分の売り上げに（直接的に）影響するスキルだったからでしょう。学生時代と特に大きく違うのは、この部分です。

私はルーティンをたくさん持っています。・起床後・事務所で仕事を始める時・午後イチなど眠くなった時間帯・帰宅後・就寝前などなど他にも１週間、１か月、四半期、半年、１年とそれぞれの終わりに行う手順も決めています。こんな話をすると面倒ではないですか？と言われますが、それは全くの逆です。

時間の使い方が上手くなりたい。計画を立てても、そのとおりにならない。いつも期限ギリギリになってしまう。タイムマネジメント研修を行うと、このようなご相談が寄せられます。予定（計画）と実績（現実）にズレが生じ、期限ギリギリになってしまう原因は何でしょうか。予実管理は売り上げや業績だけのものではありません。

いよいよ通算１，０００回の登壇まで残り１０となりました。アクシデントが無ければ１２月１日に達成する予定です。講演家と比べると特別多いというわけでもないでしょうが、開業から１５年間で積み重ねてきた数字は根拠のある自信につながっています。今日はその変遷を振り返ってみたいと思います。

ようやく締め切りに間に合ったと思ったら、もう次の仕事の締め切りが迫っている。このような締め切りループに陥ると理想の実現のために使う時間が少なくなっていきます。当然、人生は停滞します。もちろん、締め切り仕事を軽く考えてはいけませんが、このままで良いはずもありません。

これまでに読んできたタイムマネジメントに関連する本を読み直して感想を紹介するコーナー不定期でお届けしています。５冊目は「あなたの１日は２７時間になる。」木村　聡子　著手続き代行や顧問契約を辞めようと決意した大きな転換期の２０１６年頃に読んだ１冊。著者は税理士さんです。