日刊メルマガ
「優先順位のツボ」MAILMAGA

部屋の模様替えのため、家具の専門店や量販店を巡っています。娘の成長や私自身の働き方の変化などに合わせて新しい生活スタイルを作るためです。こういうお店に行くと、なんだかワクワクするような気持ちになりませんか？季節的なものだと、春の新生活フェアなんかは見ているだけで気分が明るくなります。

私は、タイムマネジメントは幼少期から学ぶべきことだと考えています。九九を覚えたい小学生はそれほどいないと思いますが、それでも学校の授業では強制されます。それにより、ある程度の計算であれば暗算ができるようになります。

私が常々意識しているのが「時間を自分の管理下に置く」ということです。わかりにくいので言い換えると「時間を主体的にコントロールする」こと。さらに簡単に言うと「他人の言いなりにならない」ということです。自分の大切な時間を何に使うのかという決定権を相手に渡さないようにするにはどうすれば良いのでしょうか。

私は、毎日の振り返り（レビュー）の時に、嬉しかったことを３つ挙げるようにしています。特に昨日は、良い事がたくさんありました。あえて３つ選ぶとしたら、春の感染拡大の影響を受けて中止となったセミナーの再依頼が入ったこと。商標の出願が通ったこと。そして、購読者の方から、メールマガジンの内容を実践してみたら効果が出たというご連絡が入ったこと。

タイムマネジメントは、それを駆使することにより、課題解決のための時間を捻出することが大きな目的です。そもそも課題とは、未来の理想像と現在地との差のこと。差がわかると埋めたくなるのが人間なので、これで一歩前進します。

新入社員や若手、配置転換で初めての仕事をする時に、わからないのが「手順」です。そもそも、その仕事はどんなプロセスで成り立っているのか（全体像）、それぞれのプロセスにどれだけ時間をかけるのか、そして順番は・・・などがわからないので、仕事のスピードや精度は先輩社員と比べると落ちてしまいます。

これから秋のセミナーシーズンに突入します。例年のことです。２０１８年の１０月には１９本に登壇しました。ここ数年間のコロナ禍では減りましたが、昨年の１０本から大幅に増えて、今年は１６本のご依頼をいただいています。もちろん、すでに少しずつ準備を進めています。

片っ端から仕事をすると、どうしても締め切りに近いものから手をつけてしまいます。目の前のタスクに集中していればなぜか仕事をした気になるのである意味では楽ですよね。しかし、少しでも良いので「急がないけど重要なこと」を入れていかないと、いつまでも締め切りに追われる状態が続きます。これを改善するにはスケジューリング（段取り）が必要。

私の信条は「秩序」「規律」です。堅苦しいと思うかもしれませんが、これらを土台にしてこそ、真の自由があると考えています。大好きな言葉ですし、秩序が崩れると調子が悪くなります。タスクが散らばっていると極端に不安になり、モチベーションが上がりません。

習慣化にはもってこいのテクニックがチェックリストです。行動手順の中に入れることにより苦手なことでも自動的に実行できるようになります。例えば、私は整理が苦手で後回ししてしまう癖があるのですが、財布の中の領収書や交換した名刺の整理もチェックリストに入れているので溜まることなく処理ができています。

私たちはなぜ、時間は無限に与えられると勘違いしてしまうのでしょうか。もちろん、寿命があるということは誰しも理解しています。ですが、私も含めて大半の方は明日が来ないなんて思いもしません。人生１００年時代、平均寿命が８０歳だとしても、そこまで生きられる保証なんてどこにもありません。

タイムマネジメントを継続していくと、当然ながら時間の使い方は上手くなります。本当に大切なことに使う時間が増えれば、モチベーションは上がるし、幸福感は確実に増します。そして、時間をコントロールできると人生もコントロールできるようになります。

目の前のことにいかに集中できるか生産性を上げるには「集中」が重要なキーワードになってきます。ところが、私たちはどうしても意識が分散してしまいます。マルチタスクを勘違いして、机の上にやりかけの仕事を複数並べて同時進行したり、ＳＮＳの投稿に対する反応が気になったり・・・。

手を止めて考える私は、これを重要視しています。走りながら考えるとブレるからです。タスクの選択と実行は同時にはできません。経験上でも、タスク処理をしながら優先順位や選択肢を考えたりすると、すぐに思いついたこと（目に入ったこと）から手をつけてしまう確率がグッと上がるのです。

私が野球の審判を始めてから今年で１４年目になります。休日は、小学生から社会人までの幅広いカテゴリーでジャッジしていますが、判定を行う際の最も重要なポイントを挙げろと言われたら、迷わず「位置」と答えます。もちろん、止まって判定することも重要です。

路頭に迷っていた３０代の頃に出会い、様々な本を読んでは実践し、色んな人から学んでは改善し、２０年間かけて試行錯誤してきた私流のタイムマネジメントを形として残す作業に取り組んでいます。まずは、小冊子からです。

タイムマネジメントとは、２４時間を２７時間にする魔法ではなく、上限が決まった時間のやり繰りのことです。大切な時間を何の行動に使うのかという行動管理とも言えます。大原則は「考えてから行動する」こと。なので、動く前に段取り（スケジューリング）が必要です。

私は、タイムマネジメントを「本当に大切なことになるべく多くの時間を投入する技術」と定義しています。なので、最初に未来の理想像を決め、その達成の手法と達成のために使う時間を確保するテクニックを学びます。

私は、スケジューリングと同じくらいに振り返りを大切にしています。タイミングは２回。仕事終わりの時点では、予定の捗具合を確認、改善すべきところをチェックし、翌日の段取りをします。この時間は１５分程度です。もう１回は就寝前です。

私は、一日の業務が終わり、職場を出る前に机の上を整理しています。次の日に出勤した時に散らかっていると気分が悪いですし、人は目に入ったモノに反応する習性があるので、どうしても片っ端からタスクに手をつけてしまい、優先順位を間違えてしまうからです。