日刊メルマガ
「優先順位のツボ」MAILMAGA

私はスケジュール帳に記載したＴＯＤＯリストを、終わったら赤鉛筆で消し込むようにしています。手をつけられなかったＴＯＤＯは翌日以降に持ち越しになるのですが、終わった時点で過去のリストも消し込みます。ただし、それは青鉛筆です。スケジュール帳を俯瞰して青が多い週は先送りが多かった週と判断し、原因を分析し、改善するようにしています。

私たちは、疲れたりストレスを感じたりすると現実逃避をします。それはきっと本能なのでしょう。中学生の娘も大事なテストの前日に苦手な理科のノートをキレイにまとめなおしてウットリしていました。現実逃避の典型的なパターンです。

スケジュール管理は１週間単位が基本です。１日２４時間ではできないことも、１週１６８時間あれば調整ができます。なので、私は１週間見開きバーチカルタイプを使っています。縦軸が時刻、横軸に曜日が入っているものです。これを使って、まずは決まっている予定を入れ込みます。

私のスケジュール管理はアナログがベースです。スケジュール帳を使って予定を管理しています。全て一元化するので「ホチキスの芯を買う」「〇〇に電話をかける」といった取るに足らない予定も、仕事のタスクと同様に「いつ」実行するのかを決めています。

社会保険労務士の仕事を始めて丸１８年。独立してから１６年目となる私は、これまで様々な業界の支援をしてきました。小売、卸売、不動産、保育園、幼稚園、医療、福祉、自治体、宿泊業、製造業、建設業、農業・・・。なので、その業界特有の働き方があるのは理解しています。しかし、どの業界でも「うちは特別だから」と言われます。

例年忙しい時期ではありますが、昨年亡くなった母の初盆供養もあり、更にバタバタとした１か月でした。月末には台風でスケジュール調整を余儀なくされた８月を振り返ってみたいと思います。単なる備忘録なので、ご興味ない方はスルーしてくださいね。

私たちが直面する数々の問題は等しく重要というわけではありません。問題とは、理想と現実とのギャップのことですが、描いた理想の解像度が高ければ高いほど、何に取り組むべきか、何が取るに足らない問題なのかの優先順位を判断できるようになります。

非常に強い台風の影響で、昨日は自宅待機になりました。かなり強い雨が降り続く中、河川が氾濫した地域もあって地元は非常事態。自宅は高台にあるので水害の心配はありませんが、停電だけが気がかりでした。そんな中、オンラインで相談対応がスタート。

私のような個人事業主は、自分の時間の使い方が業績に直結します。それは、自分で工夫さえすればいくらでも効率的に働けるということでもあります。しかしながら、会社員の方など組織に所属していて複数でコミュニケーションを取りながら仕事を進めなければならない時は、自分の時間の使い方を工夫するだけで会社を変えようとしても無理があります。

私たちが直面する様々な問題は、全てが等しく重要かというとそういうわけではありません。ところが困ったことに、同じ顔をしてやってくるので区別がつかないのです。何が重要で、何が取るに足らない問題なのか。その判断基準は、未来の理想像にあります。

私は原則として、月曜日の午前中には仕事を入れないようにしています。しかし、昨日のように研修や講演であれば別です。仕事の中で例外はこれだけ。その他は、すでに予定が入っていることにして別の曜日で調整します。これにより、月曜日の準備で土日もゆっくりできないという事態を避けられます。

私は定期的に２泊３日で宿に籠る「１人合宿」というものを行っています。もうかれこれ１０年ぐらいになるでしょうか。最初は年末に１泊２日だったのが、効果を感じて２泊３日に増え、春にも行うようになり、今年は年３回（４・８・１２月）を予定しています。１泊２日だと短すぎ、３泊４日だと長すぎるので、今のところは２泊３日が一番絶妙な日程だと考えています。

私の起床後の動きは３６５日同じです。４時前に起床し、ネコにご飯を出し、トイレ・洗顔・歯磨き、床のモップかけ、体重・血圧・体温を計測し、２つのアプリ（おおいた歩得・あすけん）に入力します。次に３０分程度の読書をしてからメールマガジンの作成に取り掛かります。そして、ウォーキングとその道中にあるジムでトレーニング。ここまでは出張時も可能な限り実行しています。

夢やビジョン、理想を持つことで時間の使い方はまるで変わります。締め切りだけだった優先順位の判断基準に「急がないけれど重要なこと＝第二象限」が加わります。ほとんどの締め切りは他人との約束事に対して発生します。もちろん、組織に所属している上ではそれも重要なことではありますが、自分との約束をないがしろにして先送りし続けると、間違いなく人生は停滞します。

未来の理想像と現在地との差を埋めるために課題を設定します。課題解決には短期的なもの、つまり時間の長さは必要としないタイプがあります。海外旅行に行きたいペットを飼いたい車が欲しいといった夢に対しての課題です。

皆さんは、日々のスケジューリングをする時にタスクの優先順位をどのように判断していますか。おそらく、締め切りが近いタスクの優先順位が高くなっているのではないでしょうか。もちろん、それも重要です。締め切りに間に合わなければ誰かに迷惑をかけてしまうかもしれませんので。

労務管理やハラスメント防止などに関連する法令は、あらゆる事業で守らなければならないものです。もちろん、事業に関連していなくても、全ての国民の言動は刑法や民法などの法令で制限されています。１人で生きているわけではないので、一定の取り決めが無ければみんなが混乱してしまいます。

「夢」というと窮屈に聞こえて拒否反応を示す方もいますが、誰であっても理想はあるはずです。こうなったらいいな。こんな毎日だったら楽しそう。そう思うのであれば現実とは差があるということです。

達成可能か不可能かよく勘違いする部分です。未来の理想像を創造する時は、達成可能かどうかは関係ありません。むしろ、「子どもが大きくなるまで辞めておこう」といった制限などは考慮せず、思考フリーで考えなければ、今できることの延長線上で未来を考えてしまいます。

タイムマネジメント研修において依頼される企業の担当者が持っているイメージは、いわゆる仕事術のレクチャーです。いかに残業を少なくして、仕事をテキパキと終わらせるかというテクニックを知りたいというご要望がほとんど。決して悪くはありませんが、ある視点が欠けるとうまくいきません。