日刊メルマガ
「優先順位のツボ」MAILMAGA

スケジュール管理はアナログ派の私は基本的に手帳を使っていますが、デジタルも併用しています。それは、買い物の中身だったり、郵便物を投函するといった細かいタスクや手帳に書き切れない未来のことだったりを忘れないよう実行するためです。デジタルの最大のメリットは繰り返しとリマインド機能です。

２０２４年も最初の四半期が終了しました。忙しかった２月の影響で先送りしていた仕事を年度末までに処理したので、それなりにバタバタした３月でした。ここで１か月を振り返ってみたいと思います。単なる備忘録なので、ご興味ない方はスルーしてくださいね。

２０１６年４月１日に始めたこのメールマガジンは本日の配信で丸８年となりました。これも購読していただいている皆様方のお陰です。誠にありがとうございます。

私が独立した目的の１つが「自由に生きたい」という想いです。独立直後はとにかく収入を増やすことで精いっぱいでしたが、徐々に気持ちが苦しくなっていきます。おかしい。収入は増えて安定したのに全く自由じゃない・・・。原因は「つきあう人との相性」でした。

来るもの拒まず。ご縁を大切に。２００９年に創業してからというもの、とにかく依頼があったら何でも引き受けようという姿勢で臨んできました。今では絶対にしない助成金や障害年金の支給申請、その他の社会保険労務士がやれる行政手続きは一通り経験しました。

スケジューリングは、本来は大から小へと絞り込むのが鉄則です。つまり、ライフデザインをベースに数年後のビジョン、今年、今月、今週のスケジュールを決めてから今日の予定を作るということです。

私にご依頼をいただく新規の仕事は、リピートや紹介がほとんどです。ホームページの問い合わせなどで全く知らない方からのご連絡は年に１～３回程度しかありません。なので、電話が鳴ることはほとんどなく、メールやＳＮＳのメッセージが中心です。

これまでに読んできたタイムマネジメントに関連する本を読み直して感想を紹介するコーナー不定期でお届けしています。９冊目は「仕事に追われない仕事術」マーク・フォスター　著仕事に追われまくっていた２０１６年頃に読んだ１冊です。

一日の仕事が終了し、さあ帰ろう・・・。さて、皆様の仕事机の上はどのような状態でしょうか。書類などが散らかったままになっていないでしょうか。翌日の出勤時に、仕事が積みあがった机を見て、やる気が出るとは思えません。

一口に仕事と言っても、取り組みやすいものもあれば、なかなか手をつけられないものもあります。すぐに終わるものもあれば、長期間に及ぶものもあります。ここでは、日程調整のためにメールを返信するといった１分程度で終わるものではなく、それなりにボリュームのある仕事の進め方について解説します。

いつも仕事に追われていると確実に心身が疲弊していきます。「仕事」は概念のようなものなので、実際は締め切りがどんどん近づいてくるのが仕事に追われているような感覚になっているだけです。しかしながら、常に緊急事態という状態ではパフォーマンスは発揮できません。

突発的な仕事でも３分ぐらいで終わるようであれば後回しにせずにすぐに処理をする。これも仕事術の１つなのですが、私はケースバイケースだと考えています。問題となるのは、今日のタスクをリストアップし、それに集中していながら、問い合わせやメール、上司や取引先から突発的な仕事の依頼が来ると、今までやっていたことを一旦横に置いて割り込み仕事を優先的に処理してしまうこと。

国は東京オリンピックの開催に合わせて在宅ワークを勧めていましたが、それが強制的に進んだのは皮肉にもコロナ禍の影響でした。私自身もそのタイミングでネットにつながればどこでも仕事ができるように必要なデータをクラウドに移したので、サーバーを廃止することができました。

私のような個人事業主や小規模企業の経営者は、自分の時間の使い方が業績にモロに影響します。ところが、大企業のように経営者としてだけの仕事をしていれば良いというものではなく、営業だって、経理だって、労務管理だって、給与計算だって全て自分でやっているのが現実。

問題です。５０を半分で割って２を足すといくつでしょうか？いかがでしょうか。企業研修などでこの問題を出すと、答えが２つに分かれます。１つは「２７」もう１つは「４」です。

机の上と頭の中の状況は比例します。きっと。いや、間違いなく。机の上が散らかっている時は、優先順位も混乱しているはずです。積み上げられた書類の山から適切な優先順位を判断し、ピンポイントでそのタスクを抜くなんて芸当ができる人は滅多にいません。

仕事には必ず期限があります。そこを前倒しで進めることで締め切りから必要以上のストレスを受けにくくなるだけでなく、関わる人の仕事にも影響します。１人で全てを完結する仕事は少なく、連携しながら進めていくからです。締め切りに追われないようにするには、前倒しの自分期限を設定するという原則をこれまでもお伝えしてきました。

私は２～３週間のスパンでスケジューリングをするようにしています。いつ何をするのかを決めるということです。その中で特に注意して見ているのが可処分時間（自由に使える時間）の有無や総量。これによって抱えている仕事の進むペースが予想できるからです。翌週までの予定はほぼ変わらないので、各曜日にタスクを具体的に振り分けられます。

新しい仕事が発生した時に確認しなければ始まらないのが期限と成果です。特に期限はそれによっていつから始めるかが決まるので非常に重要です。分類としては「今すぐ」「今日中」「明日以降」の３つ。

大概の仕事は２～３時間あれば片付きます。ただし、１時間ずつ３ブロックの３時間より、まとまった３時間の方が間違いなく仕事は進みます。また、その日のメインの仕事は朝イチに終わらせるべきです。朝は集中力が高いことと、メインの仕事を残していると気になって今ココに集中できないからです。