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「優先順位のツボ」MAILMAGA
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私たちは日々同じようなことを繰り返しているものです。もちろん仕事の内容はそれぞれですが、メールのやり取りだったり、アポを取ったりするのに、一定の基準を決めておけば迷いません。基準があるとミスも少なくなります。
仕事のクオリティと締め切りを守ることはどちらが重要なのでしょうか。もちろん両方共に重要なのは間違いありませんが、誤解を恐れずあえて差をつけるなら、締め切りを守ることの方が上だと私は考えています。そうじゃないと、良い仕事をするためなら締め切りに間に合わなくても良いのだと勘違いしてしまうからです。
習慣は才能を超える今年4月に無くなった元東レ経営研究所社長の佐々木常夫さんの言葉です。習慣とは無意識でも動ける行動のこと。そこに意識は必要なく、好き嫌いの感情も不要になるので、狙った行動を習慣化すれば、時間の長さを価値に変えることができます。
未来の理想像と現在地とのギャップを埋めるために課題を設定するわけですが、課題解決には時間の長さが必要になるものがあります。語学力の向上やダイエットなどがわかりやすい例です。
あらゆる選択肢にはメリットとデメリットがあります。メリットしかない(と思う)選択肢は絶対に儲かる株のようなものです。まあ危険ですよね。一方で、デメリットしかない選択肢を選ぶ人もいません。複数の選択肢の中から1つ又は少数に絞り込む時は、このメリットとデメリットのバランスを見ながら決断していきます。
仕事(タスク)にも色々な種類がありますが、メインの仕事に付属している後処理タスクというものがあります。私の場合は、請求書の発行がそれに該当します。単発の相談対応には請求書の発行がセットですし、専門家派遣の後には報告書の作成がセット。これらはメインの仕事の直後に処理するのがベストのタイミングです。
私は「死ぬまでにやっておきたいこと」を100個リストアップして、その中から絞り込んでその年に重点的に取り組む項目を決めています。人生どん底の30代中盤から始め、毎年の年末に翌年版を作成することをずっと続けています。これまでにできた(達成)ことは小さいことから大きなことまで数知れず。
日中はまだまだ暑いとはいえ、朝晩を中心にようやく気温が落ち着いてきた9月。ここから秋の研修シーズンに突入するため、年末まではあっという間に過ぎてしまいます。皆様は年初に立てた目標の進捗具合はいかがでしょうか。
皆さんのゴールデンタイムはいつですか。最も集中できて、仕事が進む時間のことです。このゴールデンタイムに何をするのかを決めて実行しなければ、たまたま目の前にある仕事、やりやすい仕事から手をつけてしまいます。こうなると優先順位の選択をミスし、締め切りに追われるようになってしまいます。
私はスケジュール帳に記載したTODOリストを、終わったら赤鉛筆で消し込むようにしています。手をつけられなかったTODOは翌日以降に持ち越しになるのですが、終わった時点で過去のリストも消し込みます。ただし、それは青鉛筆です。スケジュール帳を俯瞰して青が多い週は先送りが多かった週と判断し、原因を分析し、改善するようにしています。
私たちは、疲れたりストレスを感じたりすると現実逃避をします。それはきっと本能なのでしょう。中学生の娘も大事なテストの前日に苦手な理科のノートをキレイにまとめなおしてウットリしていました。現実逃避の典型的なパターンです。
スケジュール管理は1週間単位が基本です。1日24時間ではできないことも、1週168時間あれば調整ができます。なので、私は1週間見開きバーチカルタイプを使っています。縦軸が時刻、横軸に曜日が入っているものです。これを使って、まずは決まっている予定を入れ込みます。
私のスケジュール管理はアナログがベースです。スケジュール帳を使って予定を管理しています。全て一元化するので「ホチキスの芯を買う」「〇〇に電話をかける」といった取るに足らない予定も、仕事のタスクと同様に「いつ」実行するのかを決めています。
社会保険労務士の仕事を始めて丸18年。独立してから16年目となる私は、これまで様々な業界の支援をしてきました。小売、卸売、不動産、保育園、幼稚園、医療、福祉、自治体、宿泊業、製造業、建設業、農業・・・。なので、その業界特有の働き方があるのは理解しています。しかし、どの業界でも「うちは特別だから」と言われます。
例年忙しい時期ではありますが、昨年亡くなった母の初盆供養もあり、更にバタバタとした1か月でした。月末には台風でスケジュール調整を余儀なくされた8月を振り返ってみたいと思います。単なる備忘録なので、ご興味ない方はスルーしてくださいね。
私たちが直面する数々の問題は等しく重要というわけではありません。問題とは、理想と現実とのギャップのことですが、描いた理想の解像度が高ければ高いほど、何に取り組むべきか、何が取るに足らない問題なのかの優先順位を判断できるようになります。
非常に強い台風の影響で、昨日は自宅待機になりました。かなり強い雨が降り続く中、河川が氾濫した地域もあって地元は非常事態。自宅は高台にあるので水害の心配はありませんが、停電だけが気がかりでした。そんな中、オンラインで相談対応がスタート。
私のような個人事業主は、自分の時間の使い方が業績に直結します。それは、自分で工夫さえすればいくらでも効率的に働けるということでもあります。しかしながら、会社員の方など組織に所属していて複数でコミュニケーションを取りながら仕事を進めなければならない時は、自分の時間の使い方を工夫するだけで会社を変えようとしても無理があります。
私たちが直面する様々な問題は、全てが等しく重要かというとそういうわけではありません。ところが困ったことに、同じ顔をしてやってくるので区別がつかないのです。何が重要で、何が取るに足らない問題なのか。その判断基準は、未来の理想像にあります。
私は原則として、月曜日の午前中には仕事を入れないようにしています。しかし、昨日のように研修や講演であれば別です。仕事の中で例外はこれだけ。その他は、すでに予定が入っていることにして別の曜日で調整します。これにより、月曜日の準備で土日もゆっくりできないという事態を避けられます。