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「優先順位のツボ」MAILMAGA

タスクを細かく切り替えると間違いなく効率が落ちます。請求書はまとめて発行した方が時間はかかりませんし、タイムマネジメント研修の資料は２、３社分一緒に作った方が簡単です。締め切り仕事と未来のことを考える時間、過去を振り返る時間は絶対に同時にやってはいけません。使う脳の機能が違うからです。

私の登壇は大きく分けると３種類あります。１つ目は、タイムマネジメント系のもの。ダイレクトなタイムマネジメント研修はもちろん、タイムマネジメントの技術を使った業務改善やチームビルディングなども、この中に入ります。

人はなぜ辞めるのか。せっかく入った会社を早期離職してしまう原因は何でしょうか。人間関係、賃金などの労働条件、残業の多さ、通勤が遠くてきつくなった・・・など、様々な理由があります。しかし、それはきっかけに過ぎないというのが私の持論です。

私はメインのスケジュール管理をアナログの手帳で行っています。デジタルカレンダーは、リマインダー機能などを補足として使っている程度です。アナログの大きなメリットは、まさに「手で書く」ということにあります。最も威力を発揮するのが、終わったタスクを赤鉛筆で消し込む時。

似て非なる言葉は世の中にたくさんありますが、使う人によって違う意味で捉えていることも少なくありません。特に研修や講演では講師が一方的に話すので、定義の整理をしておかなければ受講者の捉え方がバラバラになってしまいます。

私はもう何年間も２１時就寝、４時起床の７時間睡眠を続けています。もはや習慣になったので、目覚まし時計をセットせずに寝ても同じ時刻に目が覚めます。起きてから自宅を出るまでのルーティンも決まっているので、イチイチ考えずに行動ができます。しかし、以前は違っていました。

業務改善の支援をする時は、まずは業務の棚卸をしてこれまで惰性で行ってきたことの中から辞めることを決めます。ところが、簡単に決まることは少なく「まあ当面は続けよう」と決断を先送りするケースがほとんどです。なので、辞めることを決めるミーティングはなるべく頻繁に行う必要があります。

昨日のセミナーの対象だった建設業だけでなく、全ての業種で働き方改革に取り組まなければならない時代です。人手不足は改善されません。出生数が激減しているからです。ならば、少人数でも回せるように働き方を改革していく必要があります。

私は、ライフデザイン（未来の理想像）を描く時、１つではなく６つの項目のバランスで考えています。それは、仕事・健康・経済・人間関係・趣味・能力開発というものです。全て同時に進行する時もあれば、どこかに集中する時もありますが、なるべくどれかが欠けることのないように時間の使い方を考えています。

なぜ手続き代行を辞めたのか。よく聞かれます。なぜ顧問契約を辞めたのか。これもよく聞かれます。労働関係の行政手続きは、とても大切なことです。知らなかったでは済まされないので、適正に手続きを行う必要があります。それでも辞めました。

タイムマネジメントの技術は業務改善にも役立ちます。本当に大切なことになるべく多くの時間を投入し、未来の理想像を実現（課題の解決）させることが目的だからです。業務改善でも、あるべき姿（ビジョン）と現在地との差を課題として認識し、その課題を発生させている原因を特定します。

私たちの１日はどこの誰でも２４時間です。１週間は１６８時間。１か月や１年は一定ではないにしても、どこの誰でも同じです。そして有限です。いつ終わるのかは誰にもわかりませんが必ずその日はやってきます。かけがえのない大切な時間を何に使うのかは自分自身に委ねられています。

実質は２０１９年からスタートした働き方改革（正確には働き方改革関連法の施行）。皆様の職場ではどれぐらい進んでいますでしょうか。残りはどれぐらいと明確に答えられる方は読み飛ばしてください。そもそもの目的は何でしょうか。

学生時代と社会人生活の大きな違いは何でしょうか。もちろん１つではありませんが、私は「時間割」の存在だと考えています。学校が決めた時間割に沿って動けば良かった学生時代からポンっと社会に出て、さあこれからは就業時間中のどの時間に何をするのかは自分で決めなさいと急に言われても、そんなに簡単にはいきません。

特に若い方に伝えたい、受け取り方を間違いそうな言葉。その１つが「走りながら考える」です。さも、行動力のある人のようにも思えますが、実は無駄が多く、時間ばかりかかって成果が出せない仕事の進め方です。

この時期になると、新年度の仕事（研修や講演）のご依頼や問い合わせが続々と入ってきます。ここで必ず依頼者に確認しなければならないことが２つあります。もちろん、それ以外の確認もありますが、この２つは最低限という意味です。まずは期限です。

年末年始もいつもどおりの生活をしていたので、特にモチベーションダウンとはならずに１月を終えることができました。ここで手を止めて、１月を振り返ってみたいと思います。単なる備忘録なので、ご興味ない方はスルーしてくださいね。

福岡に行くと思い出すのが、３０代中盤の人生どん底時代の思い出です。新卒で入った百貨店を辞め、転職もうまくいかず、何をすれば良いのか全くわからなくなっていた頃。当時住んでいた町内の方々にも助けられましたが、やはり大きく人生を変えたのは１冊の本でした。

私は週の始まり、月曜日の朝はコメダ珈琲店の決まった席からスタートするようにしています。場所はどこでも良いのですが「決まった場所」というのがミソ。場所と行動はセットで習慣化されるため、決まったお店に来ると（決まった席に座ると）スイッチが切り替わるようにしています。

講演や研修で注意していること。それは、全体像を示すことです。例えば、タイムマネジメント研修であれば全体の構図を説明してから細部に入ります。一日のスケジュールなども全体像に入りますよね。