日刊メルマガ
「優先順位のツボ」MAILMAGA

セイコーの調査（セイコー時間白書２０２２）によると、「時間に追われている」と答えたのは全体の６６．３％。前年の調査より４．５ｐ増えています。コロナ禍が落ち着きつつあり、元の状態に戻り始めているという影響もあるようですが、太古の昔ならともかく、近年ではほとんどの方は時間が足りないと感じているのではないでしょうか。

私は社会人マナーなどの新入社員研修はしない（できない）ので毎年４～５月は暇なのですが、今年はタイムマネジメントをベースにした「仕事の進め方」というテーマで新入社員２００人規模の研修依頼をいただいています。

私はタイムマネジメントを「本当に大切なことに有限の時間をなるべく多く使う技術」と定義しています。「本当に大切なこと」を明確にし、そこになるべく多くの時間を投入するためにテクニックを駆使します。つまり、大きく分けると２つのブロックで構成されていることがわかります。

私たちは、どうしても目の前のことに振り回されてしまいがちです。締め切り間近なのですから致し方ありませんが、実は、この「目の前のこと」には２種類あります。

多くの同業者（社会保険労務士）のベースは顧問契約です。私も開業時から、いかに契約をゲットできるかという視点で戦略を練ってきました。ある時、このままで良いのか、この先に理想の未来はあるのかと、言いようのない不安に襲われました。

確定申告がまもなくスタートします。これまでは３月に入ってから、それも期限ギリギリに確定申告を提出する年もありましたので、これではいけないと思い直し、今回こそはと準備を進めてきました。結果的には申告スタートの１週間前までに終えることができました。

仕事柄、自治体や団体の委員会に呼ばれることが多いのですが、その中の計画策定に関わる時があります。目標達成という意味では、私が提唱しているタイムマネジメントと構図は同じです。目的に沿って目指す姿（未来の理想像）があって、現在地との差を課題として把握し、原因を特定（仮説）、課題を生んだ原因を解消するために目標と行動計画を設定していきます。

職場に着いてからのルーティンの１つに「財布を整理する」というアクションがあります。対象は概ね領収書です。すぐに溜まって財布がパンパンになることを防ぐ目的もありますし、不必要なものまで保管しておく意味もありません。

整理収納などのテクニックを解説しているテレビ番組を見る度に、タイムマネジメントと同じだなと思います。なるべく不要なモノ（特に書類）が入ってこないようにし、それでも入ってきたら、処理するのか、保管するのか、処分するのか、判断を保留するのかなどの流れを決めて実行します。

それぞれ目的は違いますが、月曜日の午前中と金曜日の午後は、優先順位の低いタスクを入れないようにしています。蛍光ペンでその時間帯をブロックするだけの簡単な作業ですが、効果は絶大です。私たちはどうしても、入ってきたことに対して無条件に反応してしまい、大切な自分の時間をコントロールできなくなってしまいます。

私は金曜日の午後から日曜日の夜までの「週末の幸せルーティン」を決めています。決めてから動くと実行できる確率が上がるだけではなく、主体的に行動できるので自己肯定感も上がります。比例して、私の人生満足度は大いに上がりました。

私を含めて多くの方は仕事に追われています（と、思います）。もちろん、得体の知れない何かではなく、迫ってくるのは「締め切り」です。また、１人で生きているわけではないので、新しい仕事（タスク）は日々、追加されていきます。

私は金曜日の午後に１週間の振り返りとタスク整理、翌週以降のプランニング（大人の時間割）を行っています。スケジュール帳でその時間帯をブロックし、時間を確保するようにしていますが、優先順位の高い仕事が入れば、土日に繰り越す場合もあります。それでも、なんとかこの大人の時間割を続けているのは、効果が高いと感じているからです。

今から７年近く前の２０１６年４月１日から始めたこのメールマガジンは、お蔭様で本日、２，５００回に到達しました。幼い頃から（野球は別にして）何事も続かなかった私がなぜここまで来れたのか。それはやる気と気合いと根性です。・・・はい、違います。

目標を掲げるのは素晴らしいことです。現状を受け入れた上で、未来をより良く変えていこうとしているのですから。ところが２０２３年も１か月を過ぎた今、目標すら忘れていないでしょうか。目的や目標、未来の理想像といったものは、目の前のことに振り回される日々の中ではどうしても意識が薄くなってしまいます。

新年ということで高いモチベーションで始まる１月も、終盤になるとペースダウンとなるのが例年の傾向でしたので、意識して３が日から動いていました。しかし、大寒波の影響で結局、後半は動きが鈍くなってしまいました。ここで手を止めて１月を振り返ってみます。単なる備忘録なので、ご興味ない方はスルーしてくださいね。

私は金曜日の午後にタスク整理を行っています。１週間を振り返り、翌週以降のプランニング（大人の時間割）をしています。抱えている仕事の進行予定を見積もり、２週間単位の具体的な日に落としていきます。なので、状況によっては土日を使って処理する場合もあります。この時に行くのは自宅近くにある商業施設のカフェで、座る場所も決まっています。

ゴール設定はとても重要です。自分のパワーを最大限に発揮できるか、モチベーションが続くか、周囲の協力を得られるか・・・。これらはゴールにかかっているといっても言い過ぎではありません。魅力的なゴールには（１）お金をもらわなくてもやりたい（２）達成の方法が“今は”わからないこの２つが必要だそうです。

私が企業で行うタイムマネジメント研修では、終了後のレポート提出をお願いしています。どんなに良いことを学んでも、それが続かなければほとんど意味はありません。特にタイムマネジメントの場合は「時間の使い方を変えると人生が変わる」ことが目的なので、習慣にしていくことを強制しています。

なぜ私の仕事は終わらないのだろうか。リストアップした今日の仕事が進まないのはなぜなのか。いや、終わらなかったのではなく、そもそも手をつけていないではないか・・・。このように、やらなければならないことをたくさん抱えてストレスだらけなっていた頃と比べると、やるべきタスクが明確になっていて、かつ、ほぼ確実に終わらせることができている今は、心身共に安定しています。