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「優先順位のツボ」MAILMAGA

知らないことはできません。知っているツモリ、できているツモリも業務効率化には大敵です。威張れることではありませんが、私自身、これまで１１社も経験をしてきた中で、仕事のやり方を体系的に教わったことはありませんでした。

業務効率化には環境整備も欠かせません。例えば、整理整頓が不十分だと、いざという時に必要な重要な書類が取り出せず、探している時間も無駄なだけ。書類が取り出しやすいように保管する。データファイルの名前がバラバラにならないようルールを作る。簡単なことですが、どうしても先送りしてしまいます。

業務効率化を進めていく方法はいくつもあります。当然、その会社が抱える課題に合った解決策を講じていくわけですが、課題が具体的にわかっていなければ抽象的な対策にしかならず、効果も薄いでしょう。業務効率化に対しての取り組みは、大きく分けると「働き方」「環境整備」「コミュニケーション」私の場合は、この３つの視点で助言をするようにしています。

今日６月１０日は「時の記念日」です。制定されたのが１９２０年なので１００回目ということになります。実はこの日にタイムマネジメントの公開セミナーを考えていました。この状況で断念しましたが、小学校高学年を皮切りにタイムマネジメントを普及させていき、毎年６月１０日に全国の学校でタイムマネジメントの授業が行われることが、人生の目標となりました。

日頃やっている業務を効率化するには、少しだけ立ち止まって整理する必要があります。走りながら（日常の業務を行いながら）ではなかなかできません。判断を間違えるからです。これは整理整頓と同じで、辞める（捨てる）時は全てを出して、不要な業務（モノ）を捨て、必要な業務（モノ）を効率化（整頓）します。

業務効率化では、意識改革仕組（制度）作り技術の習得この３点セットが歯車のように噛み合わないと効果は出ません。特に意識改革は重要ですね。長時間労働が美徳とされる職場はまだまだたくさんあります。

業務効率化は働き方改革とセットです。労働時間は削減されても仕事の量と質が変わらなければ、ただただストレスが残るだけ。ましてや持ち帰り仕事なんて愚の骨頂です。生産性向上のために業務効率化が必要なのは当然として、大切なこと（仕事）に大切な時間をなるべく多く投入する。目的はこれに尽きます。

この１週間は習慣をテーマにした配信をしてきましたが、今日がとりあえずの最終日です。整理すると、なぜそれを習慣にしたいのかという目的とゴールを明確にすることからスタート。

良い行動を習慣にするのは難しいけれど、悪い行動は簡単に習慣化されます。朝ギリギリまで寝る、間食、スマホをダラダラ見る・・・（反省）。「○○しない」を習慣にするには根性が必要です。

習慣とは無意識で動けるアクション。しかしながら、無意識になるまでは意識的に動いていかないと、どうしても私達は低い方に流れてしまいます。“低い”とは悪い行動のことで、凡人代表の私は、それ（悪い行動）が定着してしまうとなかなか辞められません。

新しく習慣にしたい行動が継続できない理由。忘れる。メンドクサイ。なので、なるべく、すでに習慣化されたアクションと一緒に行うことで、この２つの理由は解決できます。要は生活導線の中に置いておこうというものですね。そこから外れるとハードルが上がってやりませんから。

良い行動の習慣化が必要だとわかっていてもそう簡単にはいきません。根性で続けられるという荒業は一部のスゴイ人を除いて不可能に近いのではないでしょうか。凡人代表の私には無理です。ダイエットのために行動計画（アクションプラン）を作り、実行していく。理屈はわかるけど、続かなければ効果は出ません。

サンドウィッチマンと芦田愛菜ちゃんの番組「博士ちゃん」を毎週観ています。歴史や動物など特定の分野で異常なまでの知識を持った子供が講義をするというもので、これが実に面白い。好きなことだったら時間を忘れて没頭できるので、大人顔負けの知識を習得できるのです。

特別定額給付金の申請用紙が届いたので、早速、返送しました。さて、何を買おうかな。なるべく消費したいところですが、貯金するという方もいるでしょう。手持ちの金額では届かない物も、貯めることで買えるようになるのがお金の特長です。お金と違って時間は貯金できませんが、他人から買うことはできますよね。

時間の使い方を変えると人生は変わる。私のモットーです。でも、なぜ変わるのでしょうか。人生とは、１分１秒の時間が積み重なったもの。なので、その時間の使い方によって、行き着く先が変わるのは当然です。お金だったらわかりやすいですよね。

自営業者となってからというもの、引継ぎという作業はほとんど無くなりましたが、子供の育成クラブの会計を担当していたので、これについては業務を引き継ぐ機会がありました。利用料を口座振替するシステムを私が導入したので、マニュアルも作り、慎重に引き継ぎをした結果、４月、５月と２か月かかりましたが、これにより後任が抱える不安は無くなったと思います。

仕事はツライものだ。ハッピーリタイアメントという考え方の欧米と、日本では仕事観は違うでしょうが、少なくとも私はそう思い込んでいました。コロナの影響もありますが、多様な働き方を進める動きは加速しています。

人間が行動を起こすのは、「得られる利益」か「避けられる損失」だと言われています。コロナ関係でも、貰える給付金だったらすぐに動くのに、外出自粛といっても当初はピンときませんでした。「避けられる損失」といっても、予防では人は動かないのです。おそらく想像できないからでしょう。

モチベーションを無理に上げる必要があるのか。それが今日のテーマです。上がったり下がったりするくらいなら、７割程度で平常運転した方がよっぽど良いのではないかというのが私の結論です。

いつまで経っても仕事が減らなかったり、常に抱えている状態だとモヤモヤしますよね。こういう時こそ、“見える化”です。Ａ４の紙にでも書き出して、頭を空っぽにしましょう。更に、一歩進んで、どの仕事（タスク）をいつやるのかを決めていれば、余計なストレスは軽減されます。