日刊メルマガ
「優先順位のツボ」MAILMAGA

うまくいくスケジューリングのコツは、バッファ（空白）を空けておくこと。私たちは１人で仕事をしているわけではないので、ギチギチに予定を入れても予定どおりに進むことは少ないからです。

このメールマガジンのテーマは優先順位です。自分の大切なことになるべく多くの時間を使う。考えてみれば当たり前のことですが、意識しないまま生きている方は案外多いのではないでしょうか。

より良い人生を歩もうと思った時に（誰もが思うはずですが）、最低限で、かつ、とても効果的な習慣が「計画する時間」を持つということです。これは研修でも口酸っぱく伝えていますが、残念ながら９割以上の方は続きません。たった１５分程度の習慣です。それすら続かないのに、一体何ができるというのでしょう。

タイムマネジメントの研修では、最後のまとめとして、あることをします。講義が続くと、どうしても効率を上げるテクニックなどで本質が見えなくなってきますが、伝えたいことは一貫しています。

小学生の子供に聞くと、ドッジボールをする時にはどうすれば勝てるかという作戦会議をするようです。始める前に考えることは良い習慣だと思います。で、何を考えるのかというと、目的、目標、ルール、そして、時間内に終わらせるにはどうすれば良いか。

「差別化」とは、誰もやっていないことをやることではありません。そもそも魚の泳いでいない海に釣り糸を垂らしても、何も釣れないのと一緒で、戦略の無い差別化では誰も振り向いてくれません。ニーズのある場所で戦うために、他人と違って見せるのが差別化です。

さあ、今年も野球シーズンが始まるという時に、コロナ騒動が発生。大会がことごとく中止になりました。ここにきて、ようやく再開されてきましたがそれでも主催者としては手探りの状態です。感染予防はもちろん大切ですが、実際に発生した場合の意思決定の基準や流れを明確にすることはそれ以上に重要なのです。

長時間労働を何とか減らしたい。という相談って実は多くはありません。仮に、そのように相談されたとしても、本人も気がついていない裏（本当）の目的があります。つまり、残業では本当の意味で悩んでいないのです。

私たちが自由に使える時間って、一日にどれぐらいあるのでしょうか。計算したことはありますか？まずは見える化してみましょう。驚くほどに少ないですから。言うまでもなく、１日２４時間は決まっています。

社労士と顧問契約をしたいという経営者を知人の同業者に紹介したところ、金銭面から折り合いがつきませんでした。仕方がありませんが私は頼まれると断れない性格なので、断る決断ができる人をうらやましく感じます。開業当時、紹介された案件を断れませんでした。

ユーチューブのお陰で誰でも動画で情報発信ができる時代になりました。だからこそ、誰が話しているのかを発信することはとても重要です。ここが抜けている方は案外多いですね。

今から５年前の昨日（６月１５日）は私にとって大きな方向転換のキッカケとなった、携帯電話のやり取りが５０本を超えた日でした。どんどん忙しくなる日々を充実していると勘違いしていました。やっていることは、離職票はまだか、保険証が届かない、こんなことばっかり。もちろん、行政手続きは大切な業務です。

コロナ騒動のお陰で、強制的にテレワークが進みました。テレワークでもできることはたくさんありました。そして、とても便利です。しかしながら、テレワークが広がれば働き方改革が進むわけでもありません。

５月末をもって５期１０年ほど務めた大分県男女共同参画審議会の委員が任期満了でお役御免となりました。何もわからない状態からだったので、とても良い経験をさせていただきました。任期中、度々、議題になっていたのが、意識改革です。

知らないことはできません。知っているツモリ、できているツモリも業務効率化には大敵です。威張れることではありませんが、私自身、これまで１１社も経験をしてきた中で、仕事のやり方を体系的に教わったことはありませんでした。

業務効率化には環境整備も欠かせません。例えば、整理整頓が不十分だと、いざという時に必要な重要な書類が取り出せず、探している時間も無駄なだけ。書類が取り出しやすいように保管する。データファイルの名前がバラバラにならないようルールを作る。簡単なことですが、どうしても先送りしてしまいます。

業務効率化を進めていく方法はいくつもあります。当然、その会社が抱える課題に合った解決策を講じていくわけですが、課題が具体的にわかっていなければ抽象的な対策にしかならず、効果も薄いでしょう。業務効率化に対しての取り組みは、大きく分けると「働き方」「環境整備」「コミュニケーション」私の場合は、この３つの視点で助言をするようにしています。

今日６月１０日は「時の記念日」です。制定されたのが１９２０年なので１００回目ということになります。実はこの日にタイムマネジメントの公開セミナーを考えていました。この状況で断念しましたが、小学校高学年を皮切りにタイムマネジメントを普及させていき、毎年６月１０日に全国の学校でタイムマネジメントの授業が行われることが、人生の目標となりました。

日頃やっている業務を効率化するには、少しだけ立ち止まって整理する必要があります。走りながら（日常の業務を行いながら）ではなかなかできません。判断を間違えるからです。これは整理整頓と同じで、辞める（捨てる）時は全てを出して、不要な業務（モノ）を捨て、必要な業務（モノ）を効率化（整頓）します。

業務効率化では、意識改革仕組（制度）作り技術の習得この３点セットが歯車のように噛み合わないと効果は出ません。特に意識改革は重要ですね。長時間労働が美徳とされる職場はまだまだたくさんあります。