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「優先順位のツボ」MAILMAGA

皆さんは、今日の仕事（タスク）をどのタイミングでリストアップしていますでしょうか。リストアップが必要なのは、すでに入っている動かせない固定のタスク（会議など）ではありません。自分の意思で選択したタスクの方です。もちろん、それぞれにどの程度の時間をかけ、いつ処理するのかまで決めておく必要があります。

全ての残業を否定するわけではありませんが、無駄な残業は削減していかなければなりません。上司や先輩が帰らないので部下や新入社員も帰れない。「上司の俺より先に帰るとは！」こんな職場では改革のしようがありませんし、いずれ淘汰されていくのは間違いないでしょう。

急がないし、重要でもないことはどうしても軽く見られがちですが、対応を間違えると大変な状態になります。ここにどんなタスクが入るのかは人それぞれですが、私の場合は、散髪、領収書整理、名刺整理・・・などなど。それぞれ放置をしていると急ぎに移行してしまいます。

今でこそ、年間に１００回程度の登壇機会をいただいていますが、当初はおっかなびっくりで依頼を受けていました。以前は緊張で背中が痛くなることも多かったですね。不思議とある時点から慣れました。「どうすれば緊張しないで話せますか？」と聞かれれば「経験」です！と答えたいところですが、それだけだと再現性がありませんのでもう少し解説します。

働き方改革と労働生産性の向上はセットです。労働時間は減った、業績も落ちた。これでは本末転倒だからです。生産性の向上には効率化が欠かせません。では何を効率化するのか。ここで勘違いをしがちなのが、その対象です。

休み明け（月曜日）の朝が待ち遠しい職場だったら、どんなに素晴らしいでしょう。元気な社員から提供される最高のサービスや商品は、顧客や社会を元気にします。現実的にはワクワクしないまでも、「憂鬱ではない」だけで十分。ところが、以前の私は、とにかく休み明けが嫌でした。

これまでの経験から、自分に期待し過ぎることが計画倒れの原因だと確信しています。集中力は案外続きませんし、その日の体調がこれまでと同じ状態とは限りません。休日に処理しようと先送りした結果、やる気が出なくて困ったことが何度あったでしょうか。

テレワークは、これまで国が強力に推進してきた働き方改革の１つです。ところが、ほとんど進みませんでした。それが、多くの会社では規程の整備もままならない中、強制的にやらざるを得ない状況になりました。コロナの影響です。

私がタイムマネジメントに出会ったのが３０代中盤の頃。２０年以上前のことです。当時は人生どん底でした。考えているつもりで、今から振り返るとほとんど何も考えていない。だから、ジェットコースターのように上がったり下がったりを繰り返す日々。そんなある日、フラフラと立ち寄った書店で目にしたのが「ＴＱ　Ｔｉｍｅ　Ｑｕｅｓｔ心の安らぎを発見する時間管理の探求」という本でした。

私の仕事の考え方。今日やるべきことは今日中に処理をする。これを鉄則にしています。なので、全ての残業を否定しているわけではありません。一方で、明日でも良いことは明日します。そのためには優先順位が明確である必要があり、この部分のミスは緊急事態を引き起こします。

スケジュール管理はまずは個人で行うことですが、職場では共有されている必要があります。誰が何をやっているのかわからない状態では管理者が効果的な指示をできないからです。そこを「自主性」という言葉で誤魔化すべきではありません。こういうのを「なんちゃって権限移譲」と言います。

私は週末にタスク整理と翌週以降のスケジューリングを行っています。新しいタスクは必ず入ってきますし、処理できなかったタスクをいつ行うのか再スケジュールも必要です。混乱したままでは休日も楽しめません。もちろん、休日明けの朝も不安で仕方ありません。時間割は大人にだって必要なのです。

タイムマネジメントでは時間の使い方を「考える」ことから始まります。考えてから実行することでうまくいかなかったことを改善できるからです。では、何を考えるのでしょうか。大きく分けると３つあります。

タイムマネジメントに限ったことではありませんが、理論を学ぶだけではなかなか行動に移せません。理論の意味が腑に落ちていないからです。なので、グループワークなどで「体感する」ことが重要だと確信しています。タイムマネジメント研修では、体感ワークをセットで行います。

生産性を上げるためには、その日に予定していたタスクの処理が終わったら帰るという働き方ではなく、定時（または決めた時刻）に帰るためにはどうすれば良いのかを考えてから一日をスタートするように意識を変える必要があります。全ては「終わり」を決めることから始まります。

昨日は元々、対外的なアポが入っていない１日でした。ところが、研修の事前打合せをしなければならなくなり、それを今週中のどこに入れるかを判断する必要がありました。事務所に来ていただくと良いのですが、現場の確認など、どうしても訪問しなければならない事案です。さて、皆さんだったら、どのようにアポを入れているでしょうか。

小学６年生の娘と話していて感じるのは、男女共同参画の意識は、最近は小学生から進んでいるということです。授業で教わるようですね。中学でも男だから女だからと性別で分けることなく、家庭科や技術の授業は一緒に受けているようです。

タイムマネジメントにおいても目標設定は確かに重要ですが、曖昧な目標を作ってもほとんど意味がありません。それは曖昧な行動計画につながるからです。ところが、案外、そんな（曖昧な）目標を目にします。これは経営計画などでも同様の現象です。

タイムマネジメントとは「やりくり」です。限られた時間をどう使うのか。どの時間に何をするのか。効果的に使えるよう自分の行動を選択することです。そして、何を優先するのかはマトリクスで考えていきます。一番メジャーなのが「緊急度」と「重要度」で分けたマトリクス。

来年７月に行う管理職研修のご依頼をいただきました。とてもありがたいことです。しかし、アナログの手帳は１年分しかありません。現在使っている手帳は１２月～３月の１４か月分ありますが、さすがに７月はありません。さて、このタスクをどうやって管理するかが課題です。