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「優先順位のツボ」MAILMAGA

目標と行動計画は違います。目標は、それを達成することで、数年後の理想像に近づいていく指標です。なので、なるべく数値化されたものでないと具体的な行動計画が立てられません。一方で行動計画は、目標達成のための行動リストです。

１０月も今日で終わり。２０２０年も残すところ２か月となりました。年間２００冊とした読書の目標は、今日３冊読むことで残り７０冊。当初は絶望的な数字と思われましたが、ＫｉｎｄｌｅＵｎｌｉｍｉｔｅｄによって希望が見えてきました。例年１００冊程度だったのに、なぜ年間２００冊としたのか。

自分が何をしたいのか。どこに向かって行きたいのか。これを公開しないで自分だけでやろうとする人がいますが、どうしてもスピードは落ちます。なぜなら、自分だけでできることなんて限られているからです。

朝、職場に着いて、さあ今日も仕事を始めようとデスクに座ると、目の前には書類の山。仕事の優先順位もわからず、その判断から始めなければならない。このようにデスクの上が散らかっていると、スタートの時点からつまずいてしまいます。整理整頓の苦手な過去の私がまさにこのような状態でした。

「４時から会」朝４時から仕事をするのではなく、夕方１６時から飲む会です。アルコールを飲むことが目的ではなく、異業種交流が目的でもなく、時間を自分の管理下におくトレーニングとして取り組んでいます。毎月最終水曜日としていますので、ずっと先まで予定は決まっています。その予定に他の予定が被らないように段取りをしていくのです。

昨日の会議は予定時刻を大幅に超過して終了しました。同様にダラダラと終わらない会議のある会社は少なくないでしょう。次の予定がある人にとっては困ったものですが、時間を意識していないからこのような状態になるのです。では「意識」するとはどういうことでしょうか。

早く手につけないといけない仕事があっても、なんとなく先送りしてしまう。その結果、期限ギリギリになってしまう。常に仕事に追われるようになると気持ち的にもキツイですよね。これを防ぐには、先送りするにしても「いつやるか」を決める。そして、できれば早めに小さく始める。少しでも手をつけることでゴールまでの距離が判明します。

試験に合格した同業者からしばしば相談を受けます。創業時に必要な準備物だけではなく、皆さん特に興味があるのが、どうやって仕事を獲得していくか。死活問題なので、それはそうでしょう。これについてはどんな社会保険労務士を目指すのかによって変わってくるので、多くの同業者に聞くべきだと思いますが、まずは私の考えを話すようにしています。

目標を達成するには、その目標に対して行動計画を作り、実行していくわけですが、そのまま振り返ることなく、期限が来てから結果を確認するのはある意味でギャンブルのようなもの。途中でなるべく細かく調整することで目標達成の確率は上がります。

国も言っていることですが、働き方改革と、効率化や生産性の向上は必ずセットです。労働時間は減った、売り上げも減ったでは本末転倒だからです。では、どこを効率化するのでしょうか。生産性の向上ってどんな意味なのでしょうか。

休むことは悪いことだ。そんな無意識の思い込みから脱却したくて平日の昼間にブラブラする取り組みを数年前から続けています。年次有給休暇なんて、社会保険労務士の勉強を始めるまでは存在も知りませんでした。当然使ったことはありません。

現状をより良い方向に変えるには何らかの努力が必要です。ただやみくもに動いたところで多くの場合は成果なんて出ません。努力の方向が重要なのです。「考えてから動くことで道は拓ける」私の大好きな言葉です。では、何を考えるのか。

タイムマネジメントにおいて、習慣化したいのは段取りの時間。コツコツと行うことで数年後に立っているステージはまるで違うはずです。段取りは、タスク（仕事）をリストアップし、それぞれのタスクに要する時間を見積もり、いつ行うのか時刻を決める。１５分から３０分程度の作業です。

昨日は目標設定についてその目標を達成するためのリストが行動計画（アクションプラン）です。作り方にはコツがあります。（１）自分の管理下にあるもの自分が動いて変わるものという意味です。

目標設定というと、固い、難しいというイメージを持つ方がいますが、指標が無ければ何をすれば良いのかわかりません。やみくもに動いても自分が行きたい未来には進めませんし、時間の無駄遣いをしてしまう原因にもなります。

やろうやろうと思っていたことを先送りしてしまい、なかなか手をつけていない。こんなことってないですか。これを気分の問題で誤魔化してはいけません。やる気に頼っていたら、いつまでも実現はできないのです。やろうと思ったらすぐにやる。もちろん、これができれば良いのですが、緊急事態じゃないと先送りしてしまいがち。

仕事の量は完成のために与えられた時間を満たすまで膨張する。パーキンソンの法則と呼ばれるものです。時間やお金といった資源をあればあるだけ使ってしまう。冷蔵庫が小さくなったので買い替えても、すぐに一杯になる。私も多いに反省すべき悪いクセです。これを防ぐにはどうすれば良いでしょうか。

人が行動を起こすのは、得られる利益　か　避けられる損失　かと言われます。確かにそのとおりですが、経験上、より強くモチベーションが働くのは「避けられる損失」。しかしながら「喉元過ぎれば・・・」行動を継続する理由が無くなる可能性があります。

自分の時間をコントロールするとは、自分の行動をコントロールすること。つまり、何をするのかを主体的に選択していくということです。これを他人に委ねてはいけません。当たり前のようですが、流されるように時間を使っている人は他人にコントロールされる確率が高くなります。

仕事柄、講演のご依頼をいただくことは多いのですが、その講演を時間どおりに終える技術もタイムマネジメントだと思って実践しています。これまでの登壇の９５％以上は主催者が別にいる「呼ばれ講師」ですが、そのほとんどはリピート。結果的に、少なくとも失敗では無かったという証明に他ならないわけです。