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「優先順位のツボ」MAILMAGA

現状をより良い方向に変えるには何らかの努力が必要です。ただやみくもに動いたところで多くの場合は成果なんて出ません。努力の方向が重要なのです。「考えてから動くことで道は拓ける」私の大好きな言葉です。では、何を考えるのか。

タイムマネジメントにおいて、習慣化したいのは段取りの時間。コツコツと行うことで数年後に立っているステージはまるで違うはずです。段取りは、タスク（仕事）をリストアップし、それぞれのタスクに要する時間を見積もり、いつ行うのか時刻を決める。１５分から３０分程度の作業です。

昨日は目標設定についてその目標を達成するためのリストが行動計画（アクションプラン）です。作り方にはコツがあります。（１）自分の管理下にあるもの自分が動いて変わるものという意味です。

目標設定というと、固い、難しいというイメージを持つ方がいますが、指標が無ければ何をすれば良いのかわかりません。やみくもに動いても自分が行きたい未来には進めませんし、時間の無駄遣いをしてしまう原因にもなります。

やろうやろうと思っていたことを先送りしてしまい、なかなか手をつけていない。こんなことってないですか。これを気分の問題で誤魔化してはいけません。やる気に頼っていたら、いつまでも実現はできないのです。やろうと思ったらすぐにやる。もちろん、これができれば良いのですが、緊急事態じゃないと先送りしてしまいがち。

仕事の量は完成のために与えられた時間を満たすまで膨張する。パーキンソンの法則と呼ばれるものです。時間やお金といった資源をあればあるだけ使ってしまう。冷蔵庫が小さくなったので買い替えても、すぐに一杯になる。私も多いに反省すべき悪いクセです。これを防ぐにはどうすれば良いでしょうか。

人が行動を起こすのは、得られる利益　か　避けられる損失　かと言われます。確かにそのとおりですが、経験上、より強くモチベーションが働くのは「避けられる損失」。しかしながら「喉元過ぎれば・・・」行動を継続する理由が無くなる可能性があります。

自分の時間をコントロールするとは、自分の行動をコントロールすること。つまり、何をするのかを主体的に選択していくということです。これを他人に委ねてはいけません。当たり前のようですが、流されるように時間を使っている人は他人にコントロールされる確率が高くなります。

仕事柄、講演のご依頼をいただくことは多いのですが、その講演を時間どおりに終える技術もタイムマネジメントだと思って実践しています。これまでの登壇の９５％以上は主催者が別にいる「呼ばれ講師」ですが、そのほとんどはリピート。結果的に、少なくとも失敗では無かったという証明に他ならないわけです。

私は、小学校６年間は一度も休みませんでした。皆勤賞です。一方で中学は体調を崩して３日程度休んでいます。私にとって、休んでしまった中学時代は屈辱でした。「休むのは悪」こういう思い込み（アンコンシャス・バイアス）は、その後も自分を苦しめることになります。

私はルーティンが大好きです。なので、１週間の行動の中でも様々な場面で「いつもの」ルーティンが多く登場し、かつ、実行する時刻を固定しています。動作に順番が決まっているイチロー選手の打席のように、起床後、職場に着いてから、午後イチ、帰宅後と決められた行動を繰り返します。

先日、登壇した講演のアンケートが送られてきまして、その中の１つにご質問が書かれていました。「社会全体が働きやすい、生きやすい状態になっていくために、何が必要だと考えていますか？」要約するとこのようなご質問でした。私レベルにとっては壮大な内容ですが、質問が寄せられたら私なりに必ず回答するようにしています。

時間管理ツールの中で私が一番使っているのが週間フォーマット。１週間見開きバーチカルタイプの手帳でスケジュール管理をしています。月間フォーマットは月全体を俯瞰してバランスを決めることに使っています。週間フォーマットでは具体的な管理をします。「具体的に」とは、いつ、何をするのかを決めておくということです。

今週は日田出張もありましたが、２日連続で対外的なアポを入れておらず、比較的ゆったりめ。こういう時はＴシャツで過ごしています。一方、来週は５日連続６回の登壇など、土曜日までパンパンに仕事が入っています。適当にメリハリを作ったわけでありません。

来週は５日連続、計６回の登壇が入っています。他県社労士会の研修、経営指導員の研修、建設業の採用戦略、創業支援セミナー、企業研修、そして自主開催のタイムマネジメント講座と多岐にわたる内容。本当にありがたいことです。構成をイチから作る登壇はありません。これまで回数を重ねてきたこともありますが、常にワンソース・マルチユースを意識しているからです。

自分の周りで発生する課題のほとんどは仕組みで解決できる。そう考えることで前向きになれます。以前の私は、やる気や根性だけでカバーしようとしてきました。なので、調子が良い時は一定の成果が出るのですが、手が止まると仕事は溜まっていく一方で、どんどん負のスパイラルに陥っていました。

タイムマネジメントに取り組むとメンタルが安定する一番の理由。それは自分の行動を主体的に選択することで幸福感が生じるからです。これは、神戸大学（西村和雄特命教授）と同志社大学（八木匡教授）が行った２万人を対象とした調査でも明らかになっています。

「幸せとは、自分が考えていること、言っていること、そしてやっていることが調和していることを言う。」インド独立の師「マハトマ・ガンジー」の言葉です。これって、まさにタイムマネジメントを表現していると思いませんか。本当に大切なことを明確にし、そこになるべく多くの時間を使うために工夫をするのがタイムマネジメントです。

タイムマネジメントとは、本当に大切なことになるべく多くの時間を使うための手法です。細かいスケジューリングで時間を作り出し、大切なことに時間を投入することで、行きたい未来へ進める確率が上がります。それだけではありません。タイムマネジメントはメンタルの安定にも効果が期待できるのです。その理由をシリーズでお伝えしていきます。

製造業や運送業ならわかりやすいのでしょうが、生産性の向上と言っても、（私も含めて）大半はピンときていません。ただ、いずれにしても集中することで処理できる仕事の量は増大します。マルチタスクを勘違いし、机の上に複数の仕事を並べて同時進行しても捗るわけではありませんので、集中する環境をどうやって作っていくかは個々の課題でもあります。