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「時間の使い方を変えると人生が変わる」MAILMAGA

タイムマネジメントに限ったことではありませんが、理論を学ぶだけではなかなか行動に移せません。理論の意味が腑に落ちていないからです。なので、グループワークなどで「体感する」ことが重要だと確信しています。タイムマネジメント研修では、体感ワークをセットで行います。

生産性を上げるためには、その日に予定していたタスクの処理が終わったら帰るという働き方ではなく、定時（または決めた時刻）に帰るためにはどうすれば良いのかを考えてから一日をスタートするように意識を変える必要があります。全ては「終わり」を決めることから始まります。

昨日は元々、対外的なアポが入っていない１日でした。ところが、研修の事前打合せをしなければならなくなり、それを今週中のどこに入れるかを判断する必要がありました。事務所に来ていただくと良いのですが、現場の確認など、どうしても訪問しなければならない事案です。さて、皆さんだったら、どのようにアポを入れているでしょうか。

小学６年生の娘と話していて感じるのは、男女共同参画の意識は、最近は小学生から進んでいるということです。授業で教わるようですね。中学でも男だから女だからと性別で分けることなく、家庭科や技術の授業は一緒に受けているようです。

タイムマネジメントにおいても目標設定は確かに重要ですが、曖昧な目標を作ってもほとんど意味がありません。それは曖昧な行動計画につながるからです。ところが、案外、そんな（曖昧な）目標を目にします。これは経営計画などでも同様の現象です。

タイムマネジメントとは「やりくり」です。限られた時間をどう使うのか。どの時間に何をするのか。効果的に使えるよう自分の行動を選択することです。そして、何を優先するのかはマトリクスで考えていきます。一番メジャーなのが「緊急度」と「重要度」で分けたマトリクス。

来年７月に行う管理職研修のご依頼をいただきました。とてもありがたいことです。しかし、アナログの手帳は１年分しかありません。現在使っている手帳は１２月～３月の１４か月分ありますが、さすがに７月はありません。さて、このタスクをどうやって管理するかが課題です。

始まる前には色々とありましたが、世の中はオリンピックで盛り上がっています。私自身も連日の金メダルラッシュに、勇気と元気をもらっています。優勝した選手はもちろん、オリンピックに出場している時点で、とてつもない努力をしてきたのは間違いありません。

「４時から会」というのは、１６時から飲む会です。ダラダラ飲むのではなく、２時間だけで切り上げますので１９時前には帰宅できます。自身のトレーニングのためにも来月以降も続けていきます。これがなぜトレーニングになるのか。最終水曜日と決めているということは、これから先の予定は全てわかるわけです。先に入れるのか、他の予定が入らなかったら行くのか。これには大きな違いがあります。

トラブルが起きた時に、考えなければならないのは「改善策」です。次から起きないようにするにはどうすれば良いのかを考えてから実行することで、トラブル発生の確率が下がります。仮に、再度トラブルになった場合は改善策が間違っていたということなので、また改善すれば良いだけのことです。

夏休みの宿題を始業式の前日に泣きながらやっていた私が言うのも何ですが、夏休みこそ「時間の使い方」を練習するチャンスです。なぜなら、自分でコントロールできる（はずの）時間はたくさんありますが、同時に宿題もたくさん出されており、段取りを間違えると私のように緊急事態となってしまうからです。

孤独を楽しむというとカッコつけ過ぎかもしれませんが、私は日々少しだけでも１人になる時間を確保するようにしています。日中に色々あった日は特にそうですが、まっすぐ帰宅せず、カフェなどに寄ってから帰るようにしています。この時間で思考やタスクの整理を行っているのです。

仕事と時間はセットでは与えられない。だから、自分で確保しなければいつまでたっても実行されず、気がつくと「緊急事態」になってしまいます。当たり前と思うかもしれませんが、私は４０代でようやく気がつきました。若いうちからこの感覚を持っている方は正直スゴイなあと感心します。

予定を立てる、段取りをしているという方は多いでしょうが、振り返って改善することを習慣にしている方は少ないのではないでしょうか。今日は、なぜそれが必要なのかをお話します。タイムマネジメントが「大切なことに大切な時間を投入するテクニック」だとすると、「大切なこと」が明確になっていなければ具体的にどうすれば良いのかわかりません。

講演でも研修でも受講者の満足度を上げるには、わかりやすく説明する必要があります。「わかりやすさ」の要素には音量やスピード、活舌などの話し方もあるでしょうが、それよりも適切な事例の有無がそれ（わかりやすさ）を左右していると思っています。

私がタイムマネジメントという技術を知ったのが３０代中盤。フラリと入った書店でタイムマネジメントの本と出会っていなかったらと思うとゾッとします。それから徐々に自分なりの時間の使い方を構築してきましたが、私は要領が良い方ではないので身につくのに多くの時間がかかりました。

昨日は朝から１５時まで自由に使える時間帯でした。これだけあると、かなりのタスク処理が可能です。もちろん、自分が考えているより集中力を保つのは難しいので、そこも工夫をしなければなりません。さて、「自由に・・・」というのは、自分で何を処理するのかを選択できるという意味です。

仕事に追われてわけがわからなくなる大きな原因は、優先順位の混乱です。このメールマガジンのテーマでもあります。新卒で入社した百貨店時代は常に大混乱していました。夏に冬の企画をしていましたし、春に秋のイベントの準備をしていたので、常に複数のプロジェクトを抱えていたからです。

新しく習慣を作るのは、なかなか難しいものです。かく言う私もこれまで失敗ばかり。振り返ってみると、定着した習慣の傾向の１つはハードルが低い行動でした。例えば、毎日、「縄跳びをする」は、キツくて続きませんでした。一方で、「バットの素振りをする」は雨や帰宅が遅くなった日はしませんが、新しい習慣になりました。娘（テニス）と一緒にやっているからです。

昨日の回は先送りについてでした。自分が動くだけで終わることはほとんどなく、多くの場合は相手がいます。夏休みの宿題だって保護者の協力が必要なものもありますし、運転免許証の更新手続きだって開庁日に行く必要があるし、美容室の予約だって空いているかは相手次第だし、自分のペースに引き込むにはどうすれば良いか考えてみましょう。