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「優先順位のツボ」MAILMAGA

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判定できないと改善もできない。

仕事柄、自治体や団体の委員会に呼ばれることが多いのですが、その中の計画策定に関わる時があります。目標達成という意味では、私が提唱しているタイムマネジメントと構図は同じです。目的に沿って目指す姿(未来の理想像)があって、現在地との差を課題として把握し、原因を特定(仮説)、課題を生んだ原因を解消するために目標と行動計画を設定していきます。

ボトルネックをブロックしよう。

それぞれ目的は違いますが、月曜日の午前中と金曜日の午後は、優先順位の低いタスクを入れないようにしています。蛍光ペンでその時間帯をブロックするだけの簡単な作業ですが、効果は絶大です。私たちはどうしても、入ってきたことに対して無条件に反応してしまい、大切な自分の時間をコントロールできなくなってしまいます。

168-49―21=?

私は金曜日の午後に1週間の振り返りとタスク整理、翌週以降のプランニング(大人の時間割)を行っています。スケジュール帳でその時間帯をブロックし、時間を確保するようにしていますが、優先順位の高い仕事が入れば、土日に繰り越す場合もあります。それでも、なんとかこの大人の時間割を続けているのは、効果が高いと感じているからです。

時間と場所と脳の不思議な関係

私は金曜日の午後にタスク整理を行っています。1週間を振り返り、翌週以降のプランニング(大人の時間割)をしています。抱えている仕事の進行予定を見積もり、2週間単位の具体的な日に落としていきます。なので、状況によっては土日を使って処理する場合もあります。この時に行くのは自宅近くにある商業施設のカフェで、座る場所も決まっています。

遠いゴールの設定に必要な2つのポイント

ゴール設定はとても重要です。自分のパワーを最大限に発揮できるか、モチベーションが続くか、周囲の協力を得られるか・・・。これらはゴールにかかっているといっても言い過ぎではありません。魅力的なゴールには(1)お金をもらわなくてもやりたい(2)達成の方法が“今は”わからないこの2つが必要だそうです。

リストアップしたのに終わらないのはなぜだろう。

なぜ私の仕事は終わらないのだろうか。リストアップした今日の仕事が進まないのはなぜなのか。いや、終わらなかったのではなく、そもそも手をつけていないではないか・・・。このように、やらなければならないことをたくさん抱えてストレスだらけなっていた頃と比べると、やるべきタスクが明確になっていて、かつ、ほぼ確実に終わらせることができている今は、心身共に安定しています。

使える時間とタスク処理に必要な時間のバランス

目の前のタスクに片っ端から手をつけ、終わった時が帰る時。以前の私の働き方です。体力には自信があったので、時間の長さ「だけ」で解決してきました。21時前に職場を出た記憶はありませんし、18時終業が定時なのに23時まで全員帰れない会社や、毎晩0時過ぎの終電で帰宅するという会社も経験しています。完全徹夜なんてことも平気でした。

明日できることは今日やるな

トルコだったかどこかの国に「明日できることは今日やるな」という諺があります。考え方は色々とありますが、私はそのとおりだと思っています。個人事業主ということもあるのかもしれません。私は1週間を168時間で考えていますが、会社員の方だと1週40時間の効率を上げるように工夫するでしょうから。これだけ総枠が違うと、目の前のことだけで手一杯になってしまうのは仕方がないことなのかもしれませんね。

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