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「優先順位のツボ」MAILMAGA
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私は金曜日の午後に１週間の振り返りとタスク整理、翌週以降のプランニング（大人の時間割）を行っています。スケジュール帳でその時間帯をブロックし、時間を確保するようにしていますが、優先順位の高い仕事が入れば、土日に繰り越す場合もあります。それでも、なんとかこの大人の時間割を続けているのは、効果が高いと感じているからです。
今から７年近く前の２０１６年４月１日から始めたこのメールマガジンは、お蔭様で本日、２，５００回に到達しました。幼い頃から（野球は別にして）何事も続かなかった私がなぜここまで来れたのか。それはやる気と気合いと根性です。・・・はい、違います。
目標を掲げるのは素晴らしいことです。現状を受け入れた上で、未来をより良く変えていこうとしているのですから。ところが２０２３年も１か月を過ぎた今、目標すら忘れていないでしょうか。目的や目標、未来の理想像といったものは、目の前のことに振り回される日々の中ではどうしても意識が薄くなってしまいます。
新年ということで高いモチベーションで始まる１月も、終盤になるとペースダウンとなるのが例年の傾向でしたので、意識して３が日から動いていました。しかし、大寒波の影響で結局、後半は動きが鈍くなってしまいました。ここで手を止めて１月を振り返ってみます。単なる備忘録なので、ご興味ない方はスルーしてくださいね。
私は金曜日の午後にタスク整理を行っています。１週間を振り返り、翌週以降のプランニング（大人の時間割）をしています。抱えている仕事の進行予定を見積もり、２週間単位の具体的な日に落としていきます。なので、状況によっては土日を使って処理する場合もあります。この時に行くのは自宅近くにある商業施設のカフェで、座る場所も決まっています。
ゴール設定はとても重要です。自分のパワーを最大限に発揮できるか、モチベーションが続くか、周囲の協力を得られるか・・・。これらはゴールにかかっているといっても言い過ぎではありません。魅力的なゴールには（１）お金をもらわなくてもやりたい（２）達成の方法が“今は”わからないこの２つが必要だそうです。
私が企業で行うタイムマネジメント研修では、終了後のレポート提出をお願いしています。どんなに良いことを学んでも、それが続かなければほとんど意味はありません。特にタイムマネジメントの場合は「時間の使い方を変えると人生が変わる」ことが目的なので、習慣にしていくことを強制しています。
なぜ私の仕事は終わらないのだろうか。リストアップした今日の仕事が進まないのはなぜなのか。いや、終わらなかったのではなく、そもそも手をつけていないではないか・・・。このように、やらなければならないことをたくさん抱えてストレスだらけなっていた頃と比べると、やるべきタスクが明確になっていて、かつ、ほぼ確実に終わらせることができている今は、心身共に安定しています。
私は週に１日は対外的な予定を入れないようにしています。もちろん、ご依頼を断っているわけではなく、ブロックした日以外で調整をしているだけです。その日は、なるべくタスクの切り替えロスを抑えるために、同じような種類のタスクをまとめて処理するようにしています。
目の前のタスクに片っ端から手をつけ、終わった時が帰る時。以前の私の働き方です。体力には自信があったので、時間の長さ「だけ」で解決してきました。２１時前に職場を出た記憶はありませんし、１８時終業が定時なのに２３時まで全員帰れない会社や、毎晩０時過ぎの終電で帰宅するという会社も経験しています。完全徹夜なんてことも平気でした。
私たちは１人で生きているわけではないので、予定外の仕事（割り込み仕事）もどんどん入ってきます。昨日もお伝えしましたが、今日やるべきことがリストアップされているのであれば、そのタスクに集中すべきです。とはいえ、割り込み仕事を無視して良いということではありません。
トルコだったかどこかの国に「明日できることは今日やるな」という諺があります。考え方は色々とありますが、私はそのとおりだと思っています。個人事業主ということもあるのかもしれません。私は１週間を１６８時間で考えていますが、会社員の方だと１週４０時間の効率を上げるように工夫するでしょうから。これだけ総枠が違うと、目の前のことだけで手一杯になってしまうのは仕方がないことなのかもしれませんね。
良くも悪くも、私たちには一定の思い込みがあります。最近ではアンコンシャスバイアスとも言われていますが、「来客時のお茶出しは女性の仕事だ」「男が育児？」というような固定的な性別役割分担意識はほとんどは無意識からの発言で、職場ではハラスメントにつながっていきます。
朝や夜、週末などのルーティンを重視していると、よくそんなに同じことを繰り返せますねと言われることがあります。私自身はストイックな人間というわけでもなく、習慣になっているだけなので、それほど意識はしていません。ルーティンにより誰にでも安定的な土台を作ることができます。相反するようですが、常に追いかけているのは未来の理想像です。
日々忙しい私たちはいつも仕事に追われています。いや、正確には次々にやってくる締め切りへの対応に追われているわけです。しかし、締め切りは突然やって来るものではなく、アクションを先送りした結果、締め切りまでの時間が無くなり、緊急事態に陥っているだけ。
私の３０代中盤は人生の路頭に迷っていた暗黒の時代でした。今ならわかるのですが、高校や大学の進学、初めての就職など肝心なところで流されて生きてきたのが主な原因だと思っています。明確な意志を持って自分で決断していなかったのです。そのまま順風満帆なら何も問題無いのですが、人生は紆余曲折。時には目の前に現れた事象を受け入れることも必要でしょう。
タイムマネジメントではタスクの選択が重要なカギとなります。時間は限られているので、全てを一気にできるわけではありませんから。以前、決断力について解説しましたがそれらは未来の理想像に向かって、どのような考え方で正解または正解に近いものを決断していくかというものでした。今回は、逆の視点で考えていきます。
私なりに体系化したタイムマネジメントの全体像の中でも仕事（タスク）のリストアップは多くの方が行っていることだと思います。付箋に書いてモニターの横に貼ったり、メモに書き出したり。これまで一緒に仕事をしてきた方の中には、机の上に積んだクリアファイルから急ぎと思われる仕事をその都度取って処理する強者もいましたが・・・。ちなみに私は手帳内で完結しています。
１か月後には確定申告の受付が始まります。このペースでいくと、受付開始時には申告できる状態になっていると思います。それほど複雑な仕訳があるわけでもなく、規模も小さいので領収書の数などもたかだか知れています。それでも数年前までは苦しんできました。
仕事は締め切りが決まっています。ところが、例えばクリアファイルに入れた仕事を机の上に積み重ねているだけだと何から手をつければ良いのかわかりません。このようにバラバラの締め切りが混在してしまうことで、手に取る度に判断をしなければならなくなります。問題なのは締め切りそのものではなく、それが整理されていないことなのです。