日刊メルマガ
「時間の使い方を変えると人生が変わる」MAILMAGA

タイムマネジメントのセミナーでは、長くても２時間程度までしか取れない場合が多いので、ダイジェスト版のようになってしまいます。「基礎知識の理解」だけでなく「習慣化」が目的なので、ステップを上がっていくように進められる長期的な研修の方が向いている内容でもあります。

タスクにも種類があります。そのうちの一つは「取りかかれば、すぐに終わるタスク」「すぐに」とは３分程度と私は決めています。例えばメールの返信。アポの確認であれば、すぐに終わるとわかっているので、取りかかるのに抵抗はありませんが、法律的な問い合わせに回答するのは時間がかかる場合があります。

スケジューリングをする時に、予定をギチギチに詰めてしまう人がいます。ええ、過去の自分です。予定で一杯になった手帳を見て満足していました。ある時、経営者から相談があると連絡が入りましたが、２週間後の午前中しか空いていません・・・、こんな状態に。

半年間に及ぶ社員研修では、毎回、課題を指示します。研修の時間内では、完成しないワークだからということでもありますが、次回まで１か月と間が空いてしまうので、その間にも考え続ける機会を与えるということが、本当の目的です。

タイムマネジメントの目的は、断片的に見ると、無駄な残業の削減や達成のためといったところなんでしょうが、本質的には「心身ともに豊かな人生を送る」ためにあります。つまり、誰でも普遍のテーマというわけです。

〇〇の秋ということで、ダイエットを始めよう資格の勉強に取り組もう趣味を探そうこのように、新しい行動を起こそうと考えたとき、すぐに動ける人は少ないでしょう。

「人材奪い合い時代」の到来。大分合同新聞が実施した県内企業１００社へのアンケートでも９割の会社が「社員が不足している」と答えています。今さら驚く結果ではありませんが、中小零細企業が大半を占める大分県内では、人手不足は、もはや死活問題で、数年後には一緒に働く仲間がいなくなる、つまり廃業するしかないという会社も少なくないでしょう。

大手広告代理店の違法残業事件は、いよいよ法廷にその場を移しました。皮肉にも、この事件がキッカケで、「働き方改革」の議論が加速していますが、地方の中小零細企業は、一体何をすればいいのやらという感じでしょう。

タイムマネジメントを一言で表現するのは難しいのですが、それでもあえてマトメるならば、「決める」ということだと思っています。要は、どのタスクをいつどの程度の時間を使って処理をするのかを決めるのです。

終わりの時刻を意識することから、無駄な残業は減っていく。これまでも何度かお伝えしてきました。まずは、自分が意識することで、タスクの優先順位が変わります。今日やるべきタスクにする環境を整えることが出来るというわけです。

人と比べたわけではないので、集中力がある方なのかわかりませんが、一日の中で時間帯によって、集中力に結構な差があります。ゴールデンタイムは午前中までそれも職員さんが出勤する前の２～３時間がスペシャルタイムです。ここまでに集中力が必要なタスクを処理するようにしています。

昨日のメルマガは、ツァイガルニク効果がテーマでした。「目標が達成されない行為に関する未完了課題についての記憶は、完了課題についての記憶に比べて想起されやすい。」というものです。未処理でも、タスクを書き出すことで、「書き出す」という目標が完了するので、忘れることが出来、頭がスッキリするというわけです。

「目標が達成されない行為に関する未完了課題についての記憶は、完了課題についての記憶に比べて想起されやすい。」ツァイガルニク効果というものです。言い回しが難しいですが、よく恋愛テクニックに使われます。

終わりの時間（正確には時刻ですが）が決まっていると、集中力と優先順位が変わります。飲み会があると定時にピシャっと終わるのは、全ての仕事が終わったわけではありません。明日でも良いタスクを「今日はやらない」と決めただけです。

私が行う研修は、どうしても講義が中心ですが、腑に落とすために、出来るだけ体感していただくそんなワークを入れています。頭では理解しているツモリでも、体で感じないと、本当の理解とは言えません。これがまた、講師席から見ていると、面白い発見がたくさんありそれが、楽しくて楽しくて（笑）

何かに挑戦している時にといっても大したことじゃなくてもいいのですが、まず立ちはだかるのは、行動の壁それを乗り越えるつまり、第１歩を踏み出すためには、かなりのパワーが必要です。

タイムマネジメントという言葉でマトメるのもどうかと思いますが、生産性の高い仕事をするためには、「タスク管理」が重要になってきます。デジタル管理でも付箋でもメモ紙でも手帳でも構いませんが、そこを見ると全てのタスクが揃っているという状態がベストです。

研修でも、知識の習得が中心になるタイプと、習慣化が目的になるタイプとに分かれます。給与計算の研修なんて、前者の一例です。もちろん、一度の研修で出来るようにならなければ、知識の定着まで、繰り返し行うことは必要ですが。一方で、後者の代表的な研修は、タイムマネジメントです。

予定がギチギチに入っていると思われがちですが、そんなことはありません。確かに１年前まではそうでした。スケジュールが一杯なのが夢でしたから。ところが、経営者から相談があっても、「再来週の水曜日、しかも午前中しか空いていません」こんな状態が続いてしまい、これで本当に良い仕事が出来るのかと思ったのがキッカケでスケジュールに空白を作ろうと、考え方が変わりました。

とうとう、いよいよ、日本陸上界も１００ｍ走で９秒台に突入しました。日本人初の９秒台という記録を作った桐生選手は、これで永遠の記録に残ることになりました。それだけ、一番初めに誰がやるか、ということは重要です。