メールマガジン– archive –

タイムマネジメントは、未来の理想像、あるべき姿、楽しい毎日を描くことから始まります。それを実現するために時間をなるべく多く投入することで未来はより良く変わっていきます。確かにタイムマネジメントの技術を使えば、締め切りに追われる日々も改善できますが、単純に残業が減り、早く自宅に帰れたとしても、家に帰って何もすることがないという状況だとどうでしょうか。

私は月曜日の朝は７時からコメダ珈琲店にいます。締め切りという短い視点の仕事を繰り返していると、何をしているのかわからなくなってしまうので、目線を未来に移して、人生の目的やビジョンなどを再確認する貴重な時間にしています。一方で、金曜日の夕方はカフェ・ド・クリエというお店にいます。座る席も決まっています。ここでは１週間の振り返りと翌週以降のプランニングをしています。

１週間って何時間あるかご存じでしょうか。全部で１６８時間あります。睡眠時間を１日７時間として、この１６８時間から除くと１１９時間が起きて活動している時間ということになります。自営業ということもあるのかもしれませんが、私はこの１１９時間の生産性を上げようと時間のやりくり、つまりタイムをマネジメントしています。

可処分時間とは、処理するタスクを自分で自由に選択できる時間のことです。可処分時間の総量によって抱えている仕事の進み具合は決まります。これはプライベートも同じ考え方で、就寝時刻と起床時刻の差から就業時間と通勤に要する時間を引き、その他にも食事や入浴など、やることが決まっている「固定の時間」を除くとプライベートの可処分時間がわかります。

タイムマネジメントの基本はスケジューリングです。目の前のことに片っ端から時間を使うと、優先順位を間違えてしまって締め切りに追われるようになります。それだけではありません。本当に大切なことに使う時間が、（どうでもいいとは言いませんが）枝葉のことに奪われていきます。

タイムマネジメントの技術は個人の時間管理能力を向上させるだけではなく、会社の業務改善にも応用できるものです。それはそうですよね。会社といっても、動いているのは「人」なのですから当たり前といえば当たり前です。

タイムマネジメントとは「時間のやりくり」のことです。１日は２４時間、１週間は１６８時間と枠は決まっています。この限られた時間を何に使うのか、優先順位を考えながら自分で決めて実行していきます。重要なのは「自分で決める」ということ。決めなければどこかの誰かの大切なことに、自分の時間を奪われかねません。

昨日の研修は営業担当が多かったこともあり、スケジューリングの手法にいつもより多めに時間を取りました。皆さんとても熱心に聞いていただいたのは、自分の売り上げに（直接的に）影響するスキルだったからでしょう。学生時代と特に大きく違うのは、この部分です。

私はルーティンをたくさん持っています。・起床後・事務所で仕事を始める時・午後イチなど眠くなった時間帯・帰宅後・就寝前などなど他にも１週間、１か月、四半期、半年、１年とそれぞれの終わりに行う手順も決めています。こんな話をすると面倒ではないですか？と言われますが、それは全くの逆です。

時間の使い方が上手くなりたい。計画を立てても、そのとおりにならない。いつも期限ギリギリになってしまう。タイムマネジメント研修を行うと、このようなご相談が寄せられます。予定（計画）と実績（現実）にズレが生じ、期限ギリギリになってしまう原因は何でしょうか。予実管理は売り上げや業績だけのものではありません。

いよいよ通算１，０００回の登壇まで残り１０となりました。アクシデントが無ければ１２月１日に達成する予定です。講演家と比べると特別多いというわけでもないでしょうが、開業から１５年間で積み重ねてきた数字は根拠のある自信につながっています。今日はその変遷を振り返ってみたいと思います。

ようやく締め切りに間に合ったと思ったら、もう次の仕事の締め切りが迫っている。このような締め切りループに陥ると理想の実現のために使う時間が少なくなっていきます。当然、人生は停滞します。もちろん、締め切り仕事を軽く考えてはいけませんが、このままで良いはずもありません。

これまでに読んできたタイムマネジメントに関連する本を読み直して感想を紹介するコーナー不定期でお届けしています。５冊目は「あなたの１日は２７時間になる。」木村　聡子　著手続き代行や顧問契約を辞めようと決意した大きな転換期の２０１６年頃に読んだ１冊。著者は税理士さんです。

私は１２月中旬を過ぎると始めることがあります。それは「人生最後の日までにやりたいこと」リストを作成することです。いつもは終わり（期限）を明確にして優先順位を考えるということをやっていますが、これ（やりたいことリスト）ばっかりは少し違います。

私たちの仕事はなぜ締め切りギリギリになるのか。永遠のテーマでもあります。いや、そうならない人もいるので「私たち」という表現はおかしいですね。もちろん、それで困っていなければ問題無いのですが、常に締め切りに追われていると心身は確実に疲弊します。

手帳（スケジュール帳）には大きく分けると月間フォーマットと週間フォーマットがあります。市販されている手帳には月間しかないものもありますが、それでは時間の有効活用はできません。それぞれの使い方は全く違います。月間には主に「固定の予定」を入れます。基本的に動かせない予定で、私の場合は自治体の会議や登壇の仕事がまさにそれ。それ以外に使い道のない時間帯のことでもあります。

特にトラブルが無ければ、１２月１日に予定している福岡での研修で一定の目安だった登壇１，０００回の大台に乗ります。継続してご依頼をいただくというのは、本当にありがたいことですね。

私たちは学生時代、学校が決めた時間割に沿って授業を受けてきました。もしも無ければ大変です。生徒は全ての教科書を持っていかなくてはなりません。時間割があることにより準備ができるので効率よく勉強することができます。これが社会人になると「自分で時間割を決めろ」となります。

ある会社から業務の見直しについての相談を受けています。その会社は、スケジュールを組んでいても、突発的な注文が入ったりすると変更を余儀なくされるという悩みを抱えており、なんとかしたいと考えています。

ある会社から業務の見直しについての相談を受けています。スケジュールを組んでいても、突発的な注文が入ったりすると変更を余儀なくされるという悩みを抱えています。予定と実績が合わない場合、原因を探ることから始めますが、その前にやっておきたいことがあります。