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「優先順位のツボ」MAILMAGA

お金と違って時間は翌日になれば自動的に２４時間が与えられます。たぶん。急に終わるかもしれませんし、まだまだ続くかもしれません。本当のところは誰にもわかりません。だからこそ、今日という一日を本当に大切なことのために生きたいと強く願っています。

時間の使い方を変えると人生は変わります。間違いなく。それはそうですよね。私たちの行動のほとんどは無意識に行われているので、意識的に行動を変えると、つまり、時間を何に使うのかを変えると未来は間違いなく変わるでしょう。

今日の話は、残業がほとんど無い方はスルーしてくださいね。２０１９年から本格的にいわゆる働き方改革関連法が改正施行され、２０２４年の４月からはそれまで猶予されている建設業や勤務医にも時間外労働の上限規制が適用されることになります。もはや例外なく働き方改革に取り組んでいかなければなりません。

私は金曜日の午後に２週間程度先までのスケジューリングを行っています。もちろん、数か月先の予定も確認しながらですが、可処分時間の把握がメインの目的です。可処分時間とは、タスクの選択を自分で自由にできる時間を指します。そこ（可処分時間）で何をするのかを事前に決めておくことで、混乱状態を未然に防ぎ、今ココに集中ができます。

平成２１年に社会保険労務士として開業し、お蔭様で１４年目。中堅程度のキャリアではありますが、様々な経験を重ねてきました。一通りの業務はやってきたと思います。行政手続き代行、給与計算、労災や年金の申請、助成金、労使トラブル、監督署や年金事務所の調査対応・・・などなど。これらの業務のベースは顧問契約です。

仕事の多くは複数のプロセスが詰まった塊です。例えば、企業研修という仕事でも、行って話して終わりという単純なものではありません、たくさんあります。「企業研修」という塊のままだと、研修が終わるまで、ずっと手帳に残っていることになるのです。

仕事には必ず締め切りがあります。この締め切りをコントロールすることで時間に余裕が生まれるわけですが、このような仕事術を教わる機会はなぜかほとんどありません。本人の能力に頼り、締め切りを守れなければただ叱るだけ。本来であれば、新入社員研修で必須科目とするべきでしょう。

なぜ、私たちは仕事に追われるのか。それがこの数日間でお伝えしているテーマです。タスク（仕事）は置かれている状況が刻一刻と変わります。それは「締め切り」がどんどん近づいてくるからです。対処法の参考になるのが、以下のマトリクス。ご自分が抱えているタスクを当てはめてみてください。

タスク（仕事）にはステージがあります。明日までに終わらせないといけないタスクの方が、来週の処理で全く問題無いタスクより優先順位が高いのは間違いありません。要は、置かれている状況です。これを意識せず、とにかく目に入ったモノから手をつけると、常に緊急事態となってしまいます。

タイムマネジメントとは、本当に大切なことになるべく多くの時間を投入する技術です。とはいえ、締め切りに追われている日々を過ごしていると、急ぎのタスクばかりに振り回されてしまいます。これでは、いつまで経っても未来の理想像は実現できません。仕事には必ず期限（締め切り）があります。

ああ、忙しい！口癖のように出て来る言葉ですが、さて、一体全体これはどういう状態なのでしょうか。気分の問題もありそうですが、現実的に私たちは常に追われています。何に追われているのかというと多くは「仕事」です。しかし、仕事という物体から追いかけられているわけではありません。

「本当に大切なことのために、大切な時間をなるべく多く使う技術」これが私なりのタイムマネジメントの定義です。大切なことばかりで一日が埋め尽くされれば良いのですが、私たちは１人で生きているわけではないので「やらなければならないこと」もたくさん抱えています。これは、会社員に限らず自営業でも会社経営者でも同じ。

本当は（自分は）何をしたいのだろう。最初のうちは、そんなに簡単にできるものではありませんが、自問自答を繰り返すことに意味があります。もちろん、現在地の把握も重要です。今いる場所がわからなければ未来との差（課題）がわからず、具体的な対策が頭に浮かんできません。

私たちは変化を嫌う、なるべく現状を維持しようとする生き物です。なぜなら、これまで何とか生きてこれたから。現状を変えるとなると、どうなるか予想がつかないのです。とはいえ、現状維持というのはなかなか難しく、それなりの努力が必要です。

片っ端から手をつけて終わった時が帰る時以前の私の働き方です。時間の長さだけで解決することに慣れると優先順位と向き合わなくなります。しかし、それでは生産性は上がりません。まずは、一日のタスクをリストアップしましょう。

「当たり前」をどこに設定するか。自分自身を成長させていくには、これがとても重要です。当たり前とは基準のこと。無意識にできている状態なので、常に引上げなければ停滞したままです。しかしながら、維持というのは案外難しく、いずれにしても努力し続けなければ低い方へ落ちていきます。

私の週末ルーティンのメインは、「思考の時間」です。目線を上げて未来について考えます。未来の理想像と現在地との差は大きいので、１２月３１日を一定の目安に具体的な目標やアクションプランを作っていますが、週末には、そこを確認し、足りなければ行動量や投入する時間の量を増やします。

日頃はほとんどテレビを見ない私ですが、昨日放送された番組はとても面白くて最後まで見てしまいました。昭和とＺ世代との対決といった内容です。運動会の場面では、昭和では当たり前でも今では無くなった（無くなりつつある）競技として、棒倒し、人間ピラミッド、フォークダンスなどの映像が映し出されます。

私達は未来のために生きているのではなく、今この瞬間を楽しむために生きているはずです。もちろん、過去を悔やんでも今は楽しめませんが、未来のために必要以上に「今」を犠牲にしても、本当の幸せにはたどり着けないのではないか。こう考え始めた時から、今も未来も楽しいと思える「重なる部分」を探すようになりました。

私は、細かいスケジューリングは前日に終わらせます。朝の貴重な時間にタスクの選択という集中力を使う作業をしたくないからです。選択はパワーを消耗します。なので、なるべく選択の機会を減らすためにチェックリストを多用しています。