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「優先順位のツボ」MAILMAGA

新卒で入社した百貨店では春に秋の商戦、夏に冬物の展示会が行われるなど、常に複数のプロジェクトを抱えていました。当時は今のようにタスクの整理といったテクニックは知らなかったので、常に優先順位が混乱していました。

昨年から始めた週休３日。まあ、特に３日目は休むというより対外的な予定を入れないフリーの日ではありますが、効果は絶大でした。タスクが溜まっていれば一気に処理できますし、後ろの予定が無いので気持ち的に余が出て、セミナーの構成などじっくり考える仕事にも向いています。決まった曜日はありませんが、概ね水曜日ぐらいをブロックしています。

間もなく新年度を迎えます。フレッシャーズが街を闊歩する４月は、なんとなくこちらもウキウキしますね。私は、社会人マナーなどの新入社員研修はしない（できない）ので、いつもなら年度末と比較して少し暇になるのですが、今年は自治体の新採用職員研修のご依頼をいただいていますので、その資料作成を進めています。

私たちは目に入ってきた情報に反射的に反応してしまう生き物です。太古の昔は、危険な森での狩りの最中に空想に耽っていたら獣に襲われて命を落としていたでしょう。生き延びてきた個体の遺伝子が受け継がれてきたわけなので、現代においてもこの傾向は無くなっていません。

タイムマネジメントや仕事術では必ず出てくるのがＴＯＤＯリスト。最低限これが必要という方も、意味が無いという方もいます。私は、機能していない理由は、使い方が間違っているだけだと思っています。そもそも、今日は何をするのかがリストアップされていなければ、目に入ったことから手をつけて終わった時が帰る時という以前の私のような働き方になってしまいます。

当たり前のことですが、１日は２４時間しかありません。この枠内で生産性を上げるために優先順位を考え、何に対して時間を使うのかを決めてから実行します。つまり、決断の繰り返しです。単純なことですが、意識していないと流されるように時間を使ってしまいます。

私は整理整頓が苦手です。なので、机の上には書類の山というのがいつもの光景でした。ある時、仕事（締め切り）に追われている毎日をなんとか改善したいと思い立ち、様々なことに取り組んだうちの１つが机の上の整理でした。

タイムマネジメントとは、本当に大切なことに有限の時間をなるべく多く使う技術。私は、このように定義しています。未来の理想像＝幸せに向かうのが目的。講座では「時間の使い道」と「時間の作り方」に分けています。

私は、自分で立てた計画が予定どおり終わると、満足感や充実感がより強くなります。リストアップしたタスクは手帳に書いていますが、終わったら赤鉛筆で消し込むので真っ赤になります。少し大袈裟かもしれませんが、それ（手帳）を見ると時間（人生）をコントロールしているという感覚になるのです。

私たちは、どうしても急ぎのこと、つまり緊急事態に振り回されてしまいます。締め切りが近いから急ぎになるわけなのである程度は仕方がありませんが、問題なのは、急ぎではないことを放っていたことで、どこかのタイミングで急ぎに変わることです。

当たり前のことですが、時間には限りあるので全てことを一度に終わらせることはできません。また、集中力にも限りがあるので、起きている時間の全てを最大集中で取り組めるわけでもありません。限り（限界）を考慮せずに自分を過信すると常に積み残しが発生し、「今日も終わらなかった」が続くと自己肯定感も落ちていきます。

私は金曜日の午後に１週間の振り返りとタスク整理、翌週以降のプランニング（大人の時間割）を行っています。これを始めてからというもの生活は劇的に変わりました。特に、月曜日の朝の不安感が無くなり、決まって起きてきた日曜日の「サザエさん症候群」は全く無くなりました。

困難は分解せよ。哲学者のデカルトの言葉です。どんな困難なことでも、細かく分類して少しずつ対応していけば解決できないことなどない、という意味だと解釈しています。これは仕事でも同じですね。大きな塊の（ように見える）仕事は、そのままでは何から手をつけていけば良いのか見当もつきません。

私たちは、かなり意識しないと、どうしても目の前のことに振り回されてしまいます。その日に終わらせなければならない仕事をしていても、突然のメールが目に入ると思わず反応してしまい、やっていた仕事を横に置いてメールの返信に取りかかります。

ある調査によると、私たちは起きている時間の４０％は無意識に過ごしているそうです。もちろん、何もしないということではなく、ボーっとＳＮＳを眺めたり、ハミガキをしたりと習慣による行動を行っているのです。１日にすると実に７時間近くもそんな時間があります。

ＷＢＣ（ワールドベースボールクラシック）が間もなく始まりますね。昨日の阪神との強化試合では大谷選手が２本のホームランを打つなど、その存在感を見せつけました。公式戦も楽しみで仕方がありません。ただ、私が最も楽しみにしているのは審判です。

タスクには、シンプルにそれだけで終わるものもあれば、後処理タスクが必要なものもあります。例えば、今回の出張。高速道路の通行料や宿泊費といった経費の領収書整理と入力はもちろん、仕事（研修）で使った資料等の整理もあります。週明けに持ち越したくなかったので日曜日に事務所に行き、処理を終わらせました。

昨日は今年最初の県外出張でした。佐賀県の社労士事務所に勤務する職員さん向けのタイムマネジメント研修です。これで４７都道府県制覇は「４７分の５」となりました。まだまだ先は長いですが、そこに向かう道中を楽しもうと思っています。

社会保険労務士としては珍しいと思うのですが、私は手続き代行をしていません。なので、顧問契約もしません。ほぼ、研修などの登壇か採用などの単発の助言、短期間の伴走支援で事業が成り立っています。以前からこうだったわけではなく、紆余曲折の結果です。

私は、時間をかけた振り返りを１日２回行います。１回目は終業時。仕事が終わった時が帰る時、ではなく、エンド（時刻）を決めて、リストアップしたタスクを終わらせるように段取りしていますが、うまくいかない時もあります。ここで流さずに原因を探り、改善案を考え、翌日以降のスケジューリングに反映させています。