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「優先順位のツボ」MAILMAGA

年末恒例というわけでもありませんが、この時期は整理整頓に時間をかけます。年明けにスッキリした気持ちで仕事に入れるからです。とはいえ、これが本当に苦手。そんなズボラな私でも一定のレベルを保つには仕組み作りが重要です。例えば、管理に困るモノの１つに名刺があります。皆さんは交換した名刺をどのように整理・保管していますか？

この時期に行っている恒例行事の１つ「死ぬまでに達成したい１００のリスト」の作成があります。もう３０代から続いています。文字どおり期限を決めないでやりたい事を書き出すというもので、カギは１００という数字です。皆様も是非やってみてください。イチから書き始めた場合、２０個ぐらいまではスムーズに出ると思いますが、それからが苦しい作業となるはずです。

タイムマネジメントの本質は、本当に大切なこと、自分にとって価値があることに対してなるべく多くの時間を配分することです。この土台がしっかりとしているからこそ、もう１つの側面としての「効率化」に力を注ぐことができるのです。

官公庁や多くの民間企業の仕事納めは１２月２８日ですが、私は一足早い２３日まで。つまり今日です。もちろん、対外的な仕事を入れていないだけで、事務所の整理や執筆、緊急対応などは続けています。（対外的な）仕事始めは１月５日なので１２日間の休みということになります。

「４時から会」というと「朝４時から仕事をしている会ですか？」と聞かれますが、違います。２０２１年２月から始めた夕方の４時（１６時）から飲む会です。毎月最終水曜日に開催しています。もちろん、アルコールを強制するわけではありません。

今年も残りわずかとなりましたね。私がこの時期に行っている恒例行事の１つが昨日お伝えした手帳の繰り越し作業です。そして、同時並行に行っているのが「１年間の振り返り」です。タイムマネジメントの中でもこの「振り返り」は軽視されがちです。

年末になると必ず行うルーティンの１つに手帳の繰り越し作業があります。ただのデータ移転だけではなく、１年の振り返りも行うので、結構な時間がかかります。今日は「手帳の繰り越し作業」について解説したいと思います。

濃厚接触者として外出自粛となった１週間は、最初に関係各所に連絡し、予定の変更に追われました。対面での仕事のうち、３本の登壇は２本がオンラインで対応し、１本は延期。２本の訪問は１本をオンラインに変更し、１本が延期。その他の予定も在宅のオンラインに変更していただきました。

私の人生も人並みに重要な決断の機会がありました。数えるとキリがありませんが、特に悩みに悩んだのが、新卒で入社した百貨店を退職（転職）しようと決断した時。父親がそうであったように、仕事というものは定年まで働くのが当たり前だと思い込んでいたので、まさか自分が途中で辞めるとは就職した時は想像さえしませんでした。

人生は川の流れのようだ。有名な歌にもあるように、私もこの歳（５４歳）になってみると、そのとおりだと感じるところが多々あります。水に浮かんでいるだけで流されて、景色は変わっていきます。川の流れに身を任せているとそれだけで人生はドンドン進んでいくのです。ところが、所々で分岐点が出てきます。

私たちは様々な場面で選択や決断をしています。着る服、ランチのメニュー、つき合う人、働く会社、読む本、学校や職場までのルート、優先すべきタスク、忘年会に行くかどうか・・・どうでもいいことから未来を変える重要なことにまで全て同じように対応していると決断疲れが生じてしまいます。

私たちは日々たくさんの選択をしています。ある調査によると、その数は３万から４万回とも言われていますが、かなりの部分を無意識に決めているようです。着ていく服、ランチのメニュー、仕事の優先順位、ジムに行くのか行かないのか・・・などなど。どうでもいい選択から、未来を変えるような重要な決断を、無意識ではなく意識的にしたいものです。

マネジメントには２つの能力が必要です。これらは学ぶこと、練習することで誰にでも習得ができるものだと考えています。まずは、何をするのか決定する決断力です。つまり、有限の時間を何に使うのかを決める力が必要だということ。

これまで数々のタイムマネジメント講座を行ってきました。企業研修、自治体主催の公開講座、主催の公開講座、主催のオンライン講座・・・などなど。タイムマネジメント講座では大きく分けると２つのことを学びます。１つ目は、未来の理想像を決めるということ。大切な時間の使い道です。２つ目は、時間の作り出し方、確保の手法です。

２０１６年４月１日に始めたこのメールマガジンは、２か月後には２，５００回に到達します。日刊で、しかも２千号までは約６分間の音声付きというハードルを上げた仕様でしたが、購読していただいている皆様のお蔭でここまで続けることができています。

このメールマガジンが優先順位をテーマにしているのは、私自身が優先順位に悩まされていたからです。スタートした頃も抱えているタスクが山のようにあり、優先順位の判断に苦しんでいました。時間が無限にあれば考える必要なんてありませんが、１日は２４時間、１週間は１６８時間と決まっています。

これまで何度もお伝えしてきましたが、私はチェックリストを多用しています。習慣作りには最適だからです。起床後、仕事前、眠くなった時、帰宅後、１週間の終わり、１年の締め・・・など様々な場面のチェックリストを作っています。習慣化の他にもメリットはたくさんあります。忘れた！というような漏れが無くなります。

今日やるべきタスクをリストアップして、確実に処理をして定時に職場を出る。理想の生活ですね。こんな日が続くと自己肯定感も上がるでしょう。しかしながら、私たちは１人で生きているわけではないので、日々新しい仕事が舞い込んできます。

私が常々意識しているのが、時間を自分の管理下に置くということ。要は、大切な自分の時間を何に使うかという決定権をどこかの誰かに簡単に渡さないということです。うまくいかないことも多いですが、それでも思考錯誤しながら日々改善しています。

２０２２年の流行語大賞（ユーキャン新語・流行語大賞）は「村神（むらかみ）様」でした。今年大活躍したヤクルトスワローズの村上宗隆選手を讃える言葉です。一方で、「三省堂 辞書を編む人が選ぶ今年の新語２０２２」では、費やした時間に対して得られる満足度の割合を表すタイムパフォーマンスを略した「タイパ」特にデジタルネイティブであるＺ世代はタイパに対して意識が高いようです。