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「優先順位のツボ」MAILMAGA

タイムマネジメントの技術は個人の時間管理能力を向上させるだけではなく、会社の業務改善にも応用できるものです。それはそうですよね。会社といっても、動いているのは「人」なのですから当たり前といえば当たり前です。

タイムマネジメントとは「時間のやりくり」のことです。１日は２４時間、１週間は１６８時間と枠は決まっています。この限られた時間を何に使うのか、優先順位を考えながら自分で決めて実行していきます。重要なのは「自分で決める」ということ。決めなければどこかの誰かの大切なことに、自分の時間を奪われかねません。

昨日の研修は営業担当が多かったこともあり、スケジューリングの手法にいつもより多めに時間を取りました。皆さんとても熱心に聞いていただいたのは、自分の売り上げに（直接的に）影響するスキルだったからでしょう。学生時代と特に大きく違うのは、この部分です。

私はルーティンをたくさん持っています。・起床後・事務所で仕事を始める時・午後イチなど眠くなった時間帯・帰宅後・就寝前などなど他にも１週間、１か月、四半期、半年、１年とそれぞれの終わりに行う手順も決めています。こんな話をすると面倒ではないですか？と言われますが、それは全くの逆です。

時間の使い方が上手くなりたい。計画を立てても、そのとおりにならない。いつも期限ギリギリになってしまう。タイムマネジメント研修を行うと、このようなご相談が寄せられます。予定（計画）と実績（現実）にズレが生じ、期限ギリギリになってしまう原因は何でしょうか。予実管理は売り上げや業績だけのものではありません。

いよいよ通算１，０００回の登壇まで残り１０となりました。アクシデントが無ければ１２月１日に達成する予定です。講演家と比べると特別多いというわけでもないでしょうが、開業から１５年間で積み重ねてきた数字は根拠のある自信につながっています。今日はその変遷を振り返ってみたいと思います。

ようやく締め切りに間に合ったと思ったら、もう次の仕事の締め切りが迫っている。このような締め切りループに陥ると理想の実現のために使う時間が少なくなっていきます。当然、人生は停滞します。もちろん、締め切り仕事を軽く考えてはいけませんが、このままで良いはずもありません。

これまでに読んできたタイムマネジメントに関連する本を読み直して感想を紹介するコーナー不定期でお届けしています。５冊目は「あなたの１日は２７時間になる。」木村　聡子　著手続き代行や顧問契約を辞めようと決意した大きな転換期の２０１６年頃に読んだ１冊。著者は税理士さんです。

私は１２月中旬を過ぎると始めることがあります。それは「人生最後の日までにやりたいこと」リストを作成することです。いつもは終わり（期限）を明確にして優先順位を考えるということをやっていますが、これ（やりたいことリスト）ばっかりは少し違います。

私たちの仕事はなぜ締め切りギリギリになるのか。永遠のテーマでもあります。いや、そうならない人もいるので「私たち」という表現はおかしいですね。もちろん、それで困っていなければ問題無いのですが、常に締め切りに追われていると心身は確実に疲弊します。

手帳（スケジュール帳）には大きく分けると月間フォーマットと週間フォーマットがあります。市販されている手帳には月間しかないものもありますが、それでは時間の有効活用はできません。それぞれの使い方は全く違います。月間には主に「固定の予定」を入れます。基本的に動かせない予定で、私の場合は自治体の会議や登壇の仕事がまさにそれ。それ以外に使い道のない時間帯のことでもあります。

特にトラブルが無ければ、１２月１日に予定している福岡での研修で一定の目安だった登壇１，０００回の大台に乗ります。継続してご依頼をいただくというのは、本当にありがたいことですね。

私たちは学生時代、学校が決めた時間割に沿って授業を受けてきました。もしも無ければ大変です。生徒は全ての教科書を持っていかなくてはなりません。時間割があることにより準備ができるので効率よく勉強することができます。これが社会人になると「自分で時間割を決めろ」となります。

ある会社から業務の見直しについての相談を受けています。その会社は、スケジュールを組んでいても、突発的な注文が入ったりすると変更を余儀なくされるという悩みを抱えており、なんとかしたいと考えています。

ある会社から業務の見直しについての相談を受けています。スケジュールを組んでいても、突発的な注文が入ったりすると変更を余儀なくされるという悩みを抱えています。予定と実績が合わない場合、原因を探ることから始めますが、その前にやっておきたいことがあります。

夢を叶えたい、いや、そもそも叶わないものだから（夢を）持っても仕方がない。色んな考え方や生き方があって良いと思いますが、今日は、そのつかみどころのない「夢」について考察してみたいと思います。私にも夢があります。以前は「手帳を真っ黒に」をテーマにスケジュールをパンパンにして忙しい毎日を送り、収入を増やしたいというのが夢でした。

１０月は研修が集中するシーズンということもあり、事前準備はしていましたが、身内の不幸が重なり、非常にバタバタしました。痛めた左足のカカトの影響は大きく、リハビリに通って少しは改善したものの、運動が全くできずに停滞どころか後退した１か月となりました。ここで手を止めて、１０月を振り返ってみたいと思います。単なる備忘録なので、ご興味ない方はスルーしてくださいね。

私は２か月に１回の頻度でかかりつけ医を定期受診しています。薬を出してもらうのが主な目的です。昨日はその日でした。休み明けの月曜日の病院は大混雑。いつ呼ばれるかもわからない状態で１時間待ち、診察は１０秒程度、１５分ほど待って会計が終わりました。完全に私のミスです。

土曜日のオンライン研修が終わった後、私がすぐに行ったことは何でしょうか。それは請求書の発行です。メールでの送信が終わってから後片付けに入りました。本来は休日の土曜日で、しかも疲れが溜まっているのですぐにでも帰りたいという気持ちはあります。

タイムマネジメントを簡単にまとめると「時間のやり繰り」のことです。限られた時間を何に使うのかという自分の行動を管理することです。となると、優先順位の基準が必要です。代表的なフレームワークが「アイゼンハワーマトリクス」重要度と緊急度の２軸で４つに分けたブロックのうち、最優先は「重要でかつ、緊急なこと」です。