業務改善の勘ドコロ
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■ メールマガジン【優先順位のツボ】■
2023.11.4 Vol. 2,774
本日のテーマ：
業務改善の勘ドコロ
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ｎｏｔｅ
「数字で考えると何でもできる」
https://note.com/happyspiral86400/n/nd4af1d1eae8c
ｎｏｔｅ音声ブログ
「締め切りに追われているあなたへ」
https://note.com/happyspiral86400/n/na3347ecc2e6b
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◆１・ 昨日のこと
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３連休の初日。
いつもの時刻に起床し、
朝のルーティンはこなすも、
あまりの睡魔に襲われて
二度寝してしまいました。
でも、これでスッキリ。
かなり疲れていたようです。
午後から少しだけ
事務所で仕事をしたぐらいで、
後は自宅でノンビリ過ごしました。
【２０２３年 記録集計中】
＜登壇＞ 目標１００回
７２回（全累計９８７回）
受講者数年累計１，８８０名
＜読書＞ 目標１００冊
１１月３日０冊読了・１１月合計０冊
（年累計６６冊）
＜素振り＞ 目標１００回
１１月３日未実施・１１月合計０回
（年累計１７回）
＜２重飛び＞ 目標１００回
１１月３日未実施・１１月合計０回
（年累計１７回）連続最高５０回
＜初めてのこと＞ 目標１００個
１１月３日０個・１１月合計０個
（年累計５２個）
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◆２・ 本日のテーマ
業務改善の勘ドコロ
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ある会社から
業務の見直しについての相談を受けています。
その会社は、
スケジュールを組んでいても、
突発的な注文が入ったりすると
変更を余儀なくされる
という悩みを抱えており、
なんとかしたいと考えています。
昨日は、理由とゴールが必要ですよ
という話をしました。
読者の方から、
具体的な対策についても紹介して欲しい
というご要望が寄せられました。
もちろん、
理由とゴールによっても変わりますが、
予定と実績が合わない場合の
シンプルな対応について解説します。
考えられる原因は主に以下の２つ。
それぞれに対策も考えていきます。
（１）予定の見積もりが甘い
１つ１つの工程（タスク）に要する
時間の見積もりが甘いということです。
契約によって終わり（納期）を
動かせないとすると、
実行のスピードを上げるしかありません。
人によってバラツキがあると
全体に影響するので、
能力向上を目的とした取り組みは必要です。
整理整頓によって
ロスする時間を減らすことも考えられます。
（２）割り込み仕事を想定していない
予定と実績がズレる
最も大きな原因がこれです。
予定の組みなおしが発生するので
常に予定が未達成という状況が続きます。
こうなると、
予定を立てても意味が無いよね
と悪循環に陥ってしまいます。
バッファ（余白）を
予定に入れておくことで
割り込み分を吸収できるのであれば
予定どおりを演出することができます。
なるべく、
バッファを入れた状態で納期を決める
ということです。
さて、今日は途中を飛ばして
対策のみをお伝えしましたが、
本来は、
改善する目的（理由）とゴールを
明確にした上で
原因を探るところからスタートします。
原因を解消するための対策を
数多く考えてから絞り込みます。
その対策をしばらく実行してから
（対策の）効果があったのかを
原因に遡って検証します。
仮に原因が間違っていないのであれば
対策の実行状況を確認し、
行動の量が足りていないのではないか、
行動そのものがズレてはいないのか、
などの改善できる部分を探ります。
そして、また実行していきます。
予定と実績が合わないという現象を
対策から考えると
得てして目的からズレていきます。
目的から対策までを
行ったり来たりしながら
ズレを修正する
ということがポイントといえますね。
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◆３・ 編集後記
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今日は外国人経営者向けの
労務管理研修に登壇します。
もう５年ぐらいリピートのご依頼です。
これまでは、
なんとか英語で伝えたいので
勉強しようとしては断念していましたが、
外国人経営者といっても
日本で事業をするわけだから
日本語で法律を理解しないとダメだ。
むしろ中途半端な英語で伝えるより、
優しい日本語に変換してはどうだ。
という知人からの助言で
視界がクリアになりました。
今日は優しい日本語で話してきます。