スケジューリングの勘違い
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■ メールマガジン【優先順位のツボ】■
2024.8.17 Vol. 3,061
本日のテーマ：
スケジューリングの勘違い
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ｎｏｔｅ
「労働生産性の向上とはなんぞや？」
https://note.com/happyspiral86400/n/ncdc11994c6a3
マイベストプロコラム
「タイムマネジメントの技術は社会を変える」
https://mbp-japan.com/oita/happy-spiral/column/5166437/
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◆１・ 昨日のこと
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午前中は、よろず支援拠点の相談業務。
金曜午後からは「自分時間」です。
いつものカフェで
タスク整理をしてから帰宅。
仮眠をしてスッキリした頭で
研修資料２本を完成させ、
主催者にメールで送って完了。
夜のルーティンで一日が終了。
【２０２４年 記録集計中】
＜読書＞ 目標１００冊
８月１６日未読了・８月合計３冊
（年累計４０冊）
＜タイムマネジメント研修＞ 目標５０回
８月０回・年合計２６回
受講者数年合計７５６名
＜ダイエット＞ 目標１２ｋｇ減
マイナス０.１ｋｇ（８月１２日）
（年累計マイナス３.４ｋｇ）
※週の最低体重を比較（月曜更新）
＜初めてのこと＞ 目標５０個
８月１６日０個・８月合計１個
（年累計４０個）
＜縄跳び＞ 目標１００回
８月１６日未実施・８月合計０回
（年累計２回）連続最高５０回
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◆２・ 本日のテーマ
スケジューリングの勘違い
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以前の私は、
スケジューリングをしている
つもりでいました。
しかし、
実態としては
目の前に現れた出来事に
反応してしまい、
優先順位を考慮せず、
ただひたすらに仕事をこなす日々。
常に締め切りに追われ、
やりたいことができないので
ストレスで一杯でした。
今ならわかりますが、
原因は、
ＴＯＤＯリストそのものが
スケジューリングだと勘違いしていた
ことです。
スケジューリングの基本は
可処分時間の有無を把握すること。
まずは、すでに決まっている予定
（以下、「固定の時間」という。）を
スケジュールの中に入れていきます。
会議が１０～１１時であれば
その時間帯は会議に出席すること
しかできず、
同時に企画書の作成なんて
できるわけもありません。
つまり、それ（この場合は会議）
以外には使えない時間ということです。
固定された時間を把握することで、
始業から終業までの間の
固定の時間以外の「自分で自由に
何を処理するのか決められる時間
（以下、「可処分時間」という。）」を
把握できます。
次に、今日やらなければならない
（やるべき・やりたい）タスクを
ＴＯＤＯとしてピックアップし、
それぞれのタスクに
要する時間を見積もります。
それを、
当日の可処分時間と比較します。
可処分時間が２時間しかないのに、
合計４時間のタスクを
所定労働時間内に終わらせるのは
困難です。
終わらないのであれば、
翌日以降に先送りするタスクはあるのか、
１つ１つのタスクの処理時間を
短くすることはできるのかなどを
検討します。
状況によっては、
残業をしなければならない日も
出てくるでしょう。
最後に、処理する時間帯を決めます。
一般的に集中力が高い
午前中の可処分時間に
集中力が必要なタスクを
処理するべきでしょう。
なるべくだったら、
バッファ（余白）も
３０分～１時間程度は入れて
おきましょう。
割り込み仕事などで
予定どおり進まないと積み残しや
予期せぬ残業が発生します。
同じ残業でも全く違います。
スケジューリング１つで
生産性はまるで変わるというわけです。
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◆３・ 編集後記
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プライベートの時間も同様です。
意識的に時刻と時間を決めなければ、
特に未来につながるタスクは
先送りしてしまいます。
我慢するのは自分自身なので、
誰からも叱られないからです。
しかしながら、
先送りを繰り返していくと、
自分を信用できなくなります。
それが自己肯定感の低さにつながり、
やがてメンタル不調を起こして
しまうかもしれません。
スケジューリングは
全ての人が知るべき技術だと
確信しています。