メールの流儀
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■ メールマガジン【優先順位のツボ】■
2024.5.11 Vol. 2,963
本日のテーマ：
メールの流儀
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マイベストプロコラム
「今から対策！ゴールデンウイーク明けに
落ち込まない３つのポイント」
https://mbp-japan.com/oita/happy-spiral/column/5160283/
ｎｏｔｅ
「締め切りの効果的な使い方」
https://note.com/happyspiral86400/n/n5c470457b3f9
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◆１・ 昨日のこと
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病院巡り（定期受診）の日
サウナに入って向かったからか
脈拍が少し早かったのですが、
２時間待ち後の診察の時点では
落ち着いていました。
薬を処方してもらい次の病院へ。
こちらも薬が目的です。
３０分で終わり、気になっていた
「サンドウィッチとおそうざい
しほじ」でサンドウィッチを購入し、
一旦帰宅。
午後のＺｏｏｍミーティングの後は
最後の病院へ。
朝起きた時に指が浮腫むので
リウマチなどの膠原病ではないかと
心配して受診しましたが、
血液検査の結果は問題無し。
処方された漢方を飲んでいたら
軽減されているので
３週間後に再診ということに
なりました。
ほっと一安心したので、
いつものカフェでタスク整理を
してから帰宅。
【２０２４年 記録集計中】
＜読書＞ 目標１００冊
５月１０日１冊未読了・５月合計４冊
（年累計２９冊）
＜タイムマネジメント研修＞ 目標５０回
５月１回・年合計１３回
受講者数年合計５４５名
＜ダイエット＞ 目標１２ｋｇ減
変動無し（年累計マイナス１.６ｋｇ）
※週の最低体重を比較（月曜更新）
＜初めてのこと＞ 目標５０個
５月１０日１個・５月合計４個
（年累計２９個）
・サンドウィッチとおそうざい しほじ
＜縄跳び＞ 目標１００回
５月１０日未実施・５月合計０回
（年累計２回）連続最高５０回
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◆２・ 本日のテーマ
メールの流儀
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昨日配信した
「ガイドライン（基準）を決めれば迷わない」
に対して
読者の方からお問合せがありました。
メールのガイドラインについて
もう少し詳しく知りたいとのことです。
これについては
正解があるわけではありませんが、
本日はタイムマネジメントを意識した
私なりの流儀をお伝えします。
私の場合、
メールの種類は限られています。
相談、日程調整、問い合わせ
（「こういう研修はできるか」など）、
確認（到着時間や準備物など）ぐらいです。
メールは、電話のように
お互いが同期する必要はなく、
送っていれば都合の良いタイミングで
返信できる便利なツールではありますが、
ブロックされたり、
迷惑メールフォルダに入ったりと
届いているかどうかわからない
という不安な側面もあります。
中には開封確認を設定して
送ってくる方もいますが、
失礼だと思うので私は使っていません。
私が意識しているガイドラインは
３つあります。
自分の時間を優先しつつ、
相手の時間も配慮したものです。
（１）返信のタイミング
原則としてメールは
翌日返信と決めています。
今やっている
目の前の仕事の方が優先だからです。
緊急事態の時は
電話をしてくるでしょうから
問題ありません。
ただし、例外はあります。
それは日程調整です。
これは相手の時間も
保留になっているわけですから
気がついたら至急返信します。
その他も
２４時間以内には返信しています。
それを過ぎると、
そもそもメールが届いているのか
不安になった相手から
確認のメールや電話が入るかも。
これは最も無駄な時間なので
避けなければなりません。
まずは届いているという
返信だけでも相手は安心します。
（２）予定の候補日
日程調整においては、
候補日（確定前）の状態を
限りなく短くする必要があります。
保留が長くなればなるほど
他の予定を入れられず、
必ずしわ寄せが出てきます。
これまでで最悪だったのは、
候補日を１０も押さえられ、
直前で全てキャンセルになった
ものでした。
数か月も先の予定であれば、
自分にとって一番有利な日程を
こちらから提示します。
私がすでにブロックしている
月曜日や金曜日の午後には入れません。
先の予定であれば、
保留の時間は長くても
それほど問題ないからです。
一方で、直近の予定であれば、
なるべく依頼主から候補日を
出してもらいます。
なので、返信は至急です。
中には、こちらから提示しても
返信が遅い方もいますが、
その傾向がわかっていれば、
キャンセルになっても問題無い日程を
送っています。
（３）往復回数
例えば、このようなやり取りが
無駄な時間を生み出します。
オンライン相談の日程調整で
メールが入ったとします。
＜悪い例＞
（相手）５月１３日から
１５日までの午前中はどうですか？
（私）５月１４日だったら調整できます。
（相手）では、５月１４日の
１０時で良いですか？
（私）わかりました。
（相手）ＺｏｏｍのＵＲＬはどうしましょうか
（私）私が発行しても良いですよ
（相手）では、お願い致します。
・・・・・
文字にすると
たいしたことない感じですが、
実際はメールのやり取りなので、
数日が経過しています。
時間はトレードオフなので、
このやり取り中は他の仕事ができません。
実にモッタイない。
＜良い例＞
（相手）５月１３日から
１５日までの午前中はどうですか？
（私）５月１４日の１０時で
お願いします。
オンラインミーティングの
ＵＲＬはこちらです・・・
これで終わり。
往復の回数は
最小限で終わらせることができます。
以上３つのガイドラインを意識して
メールを使えば
お互いの時間を尊重できますよ。
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◆３・ 編集後記
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メールのやり取りにおいて
自分が嫌だと思ったことを
改善していけば
自分なりのガイドラインが
できてきます。
今回の３つ以外にも
どちらにでも取れる
ダブルミーニングや
お互いの認識がズレても
気がつかない表現には
注意するようになりました。