その緊急事態は本当に緊急事態だったのか
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■ メールマガジン【優先順位のツボ】■
2024.3.23 Vol. 2,914
本日のテーマ：
その緊急事態は本当に緊急事態だったのか
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ｎｏｔｅ
「念じたら雨は止むのか」
https://note.com/happyspiral86400/n/n1f1655e62320
ｎｏｔｅ音声ブログ
「締め切りに追われているあなたへ」
https://note.com/happyspiral86400/n/na3347ecc2e6b
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◆１・ 昨日のこと
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午前中は、よろず支援拠点の相談業務。
金曜午後からはフリーです。
一旦事務所に戻ってメールの返信を行い、
いつものカフェでタスクの整理と
翌週以降のプランニングを実施。
しばらく余裕のある
スケジュールが続きますので、
ここで先の予定に着手するのと
日頃できない整理に時間を使います。
【２０２４年 記録集計中】
＜読書＞ 目標１００冊
３月２２日１冊読了・３月合計２冊
（年累計７冊）
＜タイムマネジメント研修＞ 目標５０回
３月０回・年合計８回
受講者数年合計２９８名
＜ダイエット＞ 目標１２ｋｇ減
変動無し（年累計マイナス１.６ｋｇ）
※週の最低体重を比較（月曜更新）
＜初めてのこと＞ 目標５０個
３月２２日０個・３月合計４個
（年累計１７個）
＜縄跳び＞ 目標１００回
３月２２日未実施・３月合計０回
（年累計０回）連続最高５０回
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◆２・ 本日のテーマ
その緊急事態は本当に緊急事態だったのか
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いつも仕事に追われていると
確実に心身が疲弊していきます。
「仕事」は概念のようなものなので、
実際は締め切りが
どんどん近づいてくるのが
仕事に追われているような
感覚になっているだけです。
しかしながら、
常に緊急事態という状態では
パフォーマンスは発揮できません。
締め切りに間に合わせることだけに
意識が向けられるからです。
経験上、今日指示されて
今日中に仕上げなければならない
という仕事はほとんどないので、
緊急事態になったのには
必ず理由（原因）があります。
ここで重要なのが、
その緊急事態は
本当に事前対応できなかったのか
という思考です。
経営者や上司などから
仕事の指示が入った時には
期限まではある程度の余裕が
あったはず。
仕事の存在を忘れたのであれば、
なぜ忘れたのかを考えてみましょう。
書類の山に埋もれてしまったのなら、
終業時に１日の振り返りを行う。
覚えていたけど
ついつい先送りをしてしまったのなら、
始期を決め、
デジタルカレンダーのリマインド機能を
使って強制的に思い出す仕組みを作る。
先送りの原因が、
何から手をつければいいのか
わからなかったからなのであれば、
大きな塊の仕事を
細かいタスクに分解します。
考えてもわからなければ
上司や先輩に聞きに行きましょう。
ただし、自分なりに分解して
相談することをオススメします。
何が足りないのか、
順番は合っているのかといった
認識のズレを
上司が判断しやすいからです。
その時（分解）の手順です。
まずは「今何をするのか」という
１つ目のプロセスを探るために
塊の半分となるような項目を
考えます。
例えば、
私は地元金融機関の
シンクタンクが発行する機関誌に
寄稿をしています。
校正のやり取りはあるものの、
最初に手が離れるまで（入稿）の
期限が決められていますので
先送りしていても
確実に締め切りが近づいてきます。
塊の半分ぐらいとなると、
原稿のネタを決めること
（ちなみに、もう半分は
実際に原稿を作ること）です。
これをさらに半分に分けます。
まず必要なのは、
その号のテーマを決めること
（もう半分は事例や根拠集め）です。
これで塊の第一歩目は
「テーマを決めるために関連図書を読む」
ことにします。
このように１つ前の項目の半分を目安に
分解していくと
全体像のリストが完成します。
ここでは便宜上、簡単に分けましたが、
先送りの原因にもなる
抵抗感が無くなるまで分解するのが
ポイント。
いずれにしても、
締め切りに追われている原因に対して
対策を考えていくことが重要です。
仕事の効率だけでなく
メンタルの安定にも効果があるので
是非お試しあれ。
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◆３・ 編集後記
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仕事が滞留する原因として
「何でも引き受けてしまう」
ということもあります。
もちろん立場上断れない場合も
あるでしょうが、
無理しても周囲に
迷惑がかかるだけです。