業務改善にも使えるタイムマネジメント
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■ メールマガジン【優先順位のツボ】■
2023.11.17 Vol. 2,787
本日のテーマ：
業務改善にも使えるタイムマネジメント
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ｎｏｔｅ
「数字で考えると何でもできる」
https://note.com/happyspiral86400/n/nd4af1d1eae8c
ｎｏｔｅ音声ブログ
「締め切りに追われているあなたへ」
https://note.com/happyspiral86400/n/na3347ecc2e6b
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◆１・ 昨日のこと
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午前中は３時間の可処分時間。
これぐらいだったら（休憩を取らずに）
一気にタスク処理をしてしまいます。
午後からは、
業務改善の支援でかなり久しぶりの宇目へ。
高速道路がつながるまでは
延岡へ抜けるために宇目を通過する道を
よく通ったものです。
せっかく来たので初めての「うめりあ」で
「ししラーメン」でも食べようかと思いきや、
まさかの定休日でした。
でも、初めて宇目で
仕事をすることができました。
【２０２３年 記録集計中】
＜登壇＞ 目標１００回
７６回（全累計９９１回）
受講者数年累計１，９３３名
＜読書＞ 目標１００冊
１１月１６日０冊読了・１１月合計２冊
（年累計６８冊）
＜素振り＞ 目標１００回
１１月１６日未実施・１１月合計０回
（年累計１７回）
＜２重飛び＞ 目標１００回
１１月１６日未実施・１１月合計０回
（年累計１７回）連続最高５０回
＜初めてのこと＞ 目標１００個
１１月１６日１個・１１月合計１個
（年累計５３個）
・宇目での仕事
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◆２・ 本日のテーマ
業務改善にも使えるタイムマネジメント
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タイムマネジメントの技術は
個人の時間管理能力を向上させるだけではなく、
会社の業務改善にも応用できるものです。
それはそうですよね。
会社といっても、
動いているのは「人」なのですから
当たり前といえば当たり前です。
例えば、以前このような課題を抱える
会社からのご相談がありました。
繁閑の差が激しいので、
忙しい月と暇な月をなるべく平準化したい
ということでした。
課題解決の基本は同じです。
理想の状態を明確に描き、
現在地との差を課題として認識し、
課題を生じさせた原因を探り、
目標と行動計画を立てて実行していきます。
原因は仮説でしかありませんので、
途中で手を止めて検証する必要もあります。
まずは、「忙しい月」ということを
何で判断するのか決めなくてはなりません。
この事例の場合は、労働時間ではなく、
受注量で判断することにしました。
となると、
過去１年間の受注量の平均値を計算し、
許容される誤差の範囲（基準）を決めます。
次に重要なのが
今回のアクションを継続する期限です。
仮に６か月間として、
基準を満たした回数を３回という
目標を設定します。
そして目標を達成するための
行動計画を考えていきます。
特に行動計画は、
自分で変えられるアクションで
考えなければなりません。
この事例では、
仕事の中身は顧客からの定期的な受注と
突発的な受注に分けられます。
コントロールできるのは、
当然前者（定期的な）受注ですよね。
ところが、
顧客管理が甘く、
担当者の判断でアプローチするので、
コントロールできるのに
コントロールしていないことが大問題
だとわかりました。
期限は前倒し
このメールマガジンを
読んでいただいている皆様だったら
何度も聞いたことがあるはずです。
顧客の抱えている在庫が切れる前に
アプローチするのですが、
どこまで前倒しにするのかは
トライアンドエラーを繰り返しながら
探っていきます。
そして、アプローチのタイミングは
担当者の思いつきに委ねるのではなく、
ＩＣＴなどを使って効率化していきます。
もちろん、後者（突発的な受注）であっても、
事前対応できる部分はないのかを
探っていきます。
ただ単にツールを使えば生産性が上がる
というものではありません。
考え方さえ理解すれば
次に発生した課題も同じように
解決することができます。
タイムマネジメントは再現性の高い技術だ
というわけです。
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◆３・ 編集後記
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今日は保育園関係の全国大会に登壇します。
１年前にご依頼をいただいていた仕事です。
時間が短いので端的に話す必要はありますが、
爪あとは残したいものです。