塊の仕事を分解して手順書を作るメリット
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2022.9.19 Vol. 2,363
本日のテーマ：
塊の仕事を分解して手順書を作るメリット
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ｎｏｔｅ
「決断マッスルを鍛えよう。」
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ｎｏｔｅ音声ブログ
「終わりが決まらないと効率も上がらない」
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◆１・ 昨日のこと
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台風が来る前に
いつものコメダのいつもの席で
いつものモーニング。
未来に意識を寄せる思考の時間です。
さすがに客足は鈍いように感じました。
早々に引き上げ、
その後は自宅で仕事をしたり、
掃除をしたりと、
ゆっくり過ごせたのは
ある意味では良かったかもしれません。
それにしても、
聞いたことがないほどの風の音で
ものすごい台風でした。
２０２２年登壇記録集計中
５６回（全累計８８６回）受講者数２名（年累計１，５９７名）
読書集計中
９月１８日１冊読了・９月合計８冊（年累計６２冊）
サウナ集計中 ９月５回（年累計６５回）
コメダ集計中 ９月７回（年累計７２回）
体重記録集計中（９月１８日時点）
前週比較ゼロ（年１０．１ｋｇ減）
初めてのことチャレンジ集計中
９月１８日０個・９月合計６個（年累計６０個）
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◆２・ 本日のテーマ
塊の仕事を分解して手順書を作るメリット
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新入社員や若手、
配置転換で初めての仕事をする時に、
わからないのが「手順」です。
そもそも、
その仕事はどんなプロセスで
成り立っているのか（全体像）、
それぞれのプロセスに
どれだけ時間をかけるのか、
そして順番は・・・
などがわからないので、
仕事のスピードや精度は
先輩社員と比べると落ちてしまいます。
もちろん、
１回やると２回目からは少し簡単になります。
慣れてくると効率も上がってきます。
俗に言う「仕事ができない人」というのは、
この全体像と手順がわかっていない人のことを
指すケースが大半ではないでしょうか。
なので、手順書が必要です。
チェックリストのようなものですが、
ランダムではなく、
タスクを順番に並べたリストのことです。
余談になりますが、
引継ぎは、手順書が重要。
ただ、単に担当する仕事を
引き継げば良いというものではありません。
その都度、経験がリセットされてしまい、
会社全体としてはロスになります。
話を戻します。
以前、支援のため訪問した会社で、
お茶を淹れてくれた社員に
社長が怒ったことがありました。
要は、お茶が美味しくない
ということのようです。
確かに薄かったのですが、
社長によると、
来客者には高級な茶葉を使っている、
先輩社員が何度教えてもできない
など以前から怒りの原因はあったようです。
そこで、その社員の方に話をしてみると、
手順が覚えられないようだったので
自分なりに手順書を作ってもらいました。
・来客人数を確認する
・人数に合わせて茶葉を急須に入れる
・ポットのお湯を湯冷ましに入れる
・３分計る
・お湯を急須に注ぐ
・・・・
それを教えてくれる先輩社員に見せたら、
やはり、手順の１つが漏れています。
順番も違いました。
修正をしてもらい、
完成させた手順書を給湯室に貼り、
上から下まで進まないと
お茶が淹れられない仕組みを作った後は、
美味しいお茶が出てくるようになりました。
たかが、お茶で悩む必要もありません。
私も初めての仕事は分解して、
手順書を作るようにしています。
自分の作業だけで完結しないことも多いので、
わかる範囲で依頼者の手順も入れています。
それにより、
どこまで進行しているのか判断ができます。
困ったら手順書。
仕事で悩まないための鉄則です。
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◆３・ 編集後記
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手順書を作るメリットは
まだまだあります。
今日のタスクが終わったかどうかの
判定ができます。
「原稿作成」のままだと
タスクリストにずっと残りますが、
「目次を作る」だったら
判定は簡単ですから。