スケジュールを公開／デジタルツールの使い方

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■ 音声付きメールマガジン【優先順位のツボ】■

2021.8.9　Vol.　1,957
本日のテーマ：

スケジュールを公開／デジタルツールの使い方

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◆１・　昨日のこと
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３連休の２日目。

オリンピックの最終日ということもあり、
自宅で仕事をしながら観戦。

夕方から野球の抽選会に出かけ、
そのまま家族と外食。

閉会式は面白くなかったので
早めに就寝。

台風の風雨が凄まじい夜でした。
グッスリ寝たけど。

２０２１年登壇記録集計中
５９回（全累計７８６回）
参加者年累計１，３２６名
※５８回目確認中

２０２１年読書数集計中
７月１２冊（累計９５冊）

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◆２・　本日のテーマ

スケジュールを公開／デジタルツールの使い方

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スケジュール管理は
まずは個人で行うことですが、

職場では共有されている必要があります。

誰が何をやっているのかわからない状態では
管理者が効果的な指示をできないからです。

そこを「自主性」という言葉で
誤魔化すべきではありません。

こういうのを
「なんちゃって権限移譲」と言います。

一昔前のオフォスでは
外出するメンバーのスケジュールを
ホワイトボードで管理していました。

例えば「Ａ社訪問　１５時帰社」

これでわかるのは今現在の状態だけですし、
内勤では何をやっているのかわかりません。

今ではサイボウズオフォスや
デスクネッツネオといった
デジタルツールがたくさん出ています。

メールや会議室の予約、掲示板などの
機能も便利ですが、

何より優れているのは「スケジュールの共有」で
メンバーの状況を把握できること。

残業の多い職場では
退社時刻を入力することからスタートします。

いつもは「仕事が終わったら帰る」
という働き方をしていたのが、

「何時に帰る」と具体的にしたことで
使える時間がわかり、

優先順位の判断ができるようになります。

新入社員などの
スケジュール管理が不得意な方にも
具体的な指導ができます。

一方で、

上司の仕事の配分や指示のタイミングも
変わります。

普段は２１時まで残っている部下に
「今日中にこの仕事お願い！」と
終業間際に仕事をお願いしていたのが、

１８時に帰るんだったら
午前中から指示しておこう。

となるのです。

部下からの相談を受けられる時間帯を
公開することで、

経営者や管理職の仕事の進め方も変わります。

集中しているのに、

話しかけられることでの損失は
案外大きいわけです。

また、細かい作業を入力する必要は
ありませんが、

例えば「１４～１６時は報告書作成」と
時間をブロックすることで、

今、何をやっているのか一目瞭然になります。

公開するということは「見える化」です。

デジタルツールの登場でそれが可能になったのに
使わないのは実にモッタイナイというわけです。

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◆３・ 編集後記
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台風が過ぎ去った連休最終日。

お墓の掃除に行こうかと考えています。