作業時間の選択。その都度するか、まとめるか。

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■ 音声付きメールマガジン【優先順位のツボ】■

2021.2.26　Vol.　1,793
本日のテーマ：

作業時間の選択。その都度するか、まとめるか。

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◆１・　昨日のこと
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終日、よろず支援拠点での相談業務に従事。

報告書作成も大切な業務の一部です。

どんな助言をしたのかという報告書は
なるべく直後に作るべきですが、

ギリギリまで相談を受けていた場合は
先送りしてしまい（言い訳）、

まばらな出勤の際に作成するので、
なかなか大変な作業になってしまいます。

月末締めの提出書類も作成し、
今月も終了しました。

２０２１年登壇記録集計中
１２回目
参加者累計１９２名

２０２１年読書数集計中
１月１６冊（累計１６冊）

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◆２・　本日のテーマ

作業時間の選択。その都度するか、まとめるか。

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生産性を上げるには、

大切な業務を特定し、
その時間を確保したり、増やすために、

やらなければならないことを
効率化する必要があります。

例えば、よろず支援拠点での業務は
相談対応が一番大切ですが、

報告書の作成も必ずやらなければなりません。

これ（報告書作成）を効率化するには、
どこでも作業ができるような仕組作りも
有効ですが、

いつやるのかを決めておく方が優先です。

そして、相談直後が一番適している時間だ
というのは間違いありません。

記憶が薄れていくからです。

このように、

その都度やった方が良い業務と
まとめて処理した方が良い業務は

確実に異なります。

会議の議事録なんて、
前者（その都度）の代表格。

会議中に記録をするのがベストですが、

少なくとも、
終わった直後にやっておきましょう。

先送りすると少しずつ記憶が薄れていき、

ボイスレコーダーの音声を聞き直したり、
出席者に確認したりといった余計な作業が
入ることで、提出が遅れてしまいます。

来週も農業の相談対応をしますが、
その直後に作業の時間を確保しています。

時間が経つと余計に面倒になるのが
わかっているからです。

やる気や根性の問題ではありません。

対応と報告をセットで考えることが必要なのです。

一方で、請求書の作成はまとめてやっています。

請求書は、システムを立ち上げて、
入力、印刷します。

郵送の場合は、封筒に住所や宛名を書き、
切手を貼って投函するまでが一連の作業に
なるので、

複数の作成をまとめてやった方が
処理時間が短くなります。

作業時間の選択も
しっかりと考えてから取り組むことで、

効率は上がるというわけです。

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◆３・ 編集後記
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今日は企業の研修に登壇します。

依頼されたテーマは「盛り上がる話」

ハードル高めですが、
たぶん大丈夫だと思います。