引継ぎの極意

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■ 音声付きメールマガジン【優先順位のツボ】■

2020.5.29　Vol.　1,520
本日のテーマ：

引継ぎの極意

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◆１・　昨日のこと
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対外的なアポが入っていない一日。

こういう時は事務処理を一気に進めます。

とはいえ、

集中力も１５時くらいが限界なので、
早々に切り上げてサウナでスッキリ。

なわ跳びの連続二重飛びチャレンジは
３５回でストップ。

５０回はなかなか高いハードルです。

２０２０年登壇記録集計中
２４回
参加者累計８３７名

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◆２・　本日のテーマ

引継ぎの極意

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自営業者となってからというもの、

引継ぎという作業は
ほとんど無くなりましたが、

子供の育成クラブの会計を
担当していたので、

これについては業務を引き継ぐ機会が
ありました。

利用料を口座振替するシステムを
私が導入したので、

マニュアルも作り、慎重に引き継ぎをした結果、
４月、５月と２か月かかりましたが、

これにより後任が抱える不安は
無くなったと思います。

さて、人事異動等での引継ぎを
適当にやっている会社や

引継ぎのやり方については
各個人にお任せという会社は
少なくありません。

これって、しっかりと引き継がないと、

同じ事を何度も前任者に聞いたり、
漏れがあってミスをしたりと、

かなり無駄な時間が生じますし、

担当者が蓄積していたノウハウが
喪失してしまうのです。

引継ぎには極意があります。

まずは、全体像を把握させた上で、
細かい部分の説明をするということです。

これを逆に行ってしまうと、
聞いている方は訳が分からなくなります。

次に、しっかりと伝わったかどうかを
しっかりと確認する。

コミュニケーションの基本とも言えますね。

よくあるのが「わからないところはある？」
という無駄な確認。

何を聞いたら良いのかがわからない場合、
意味がありません。

実際に、作業をやっているところを
確認する方が確実です。

マニュアルを作ることも重要です。

事前に何を引き継ぐかを把握していると、
業務を進めながらマニュアルが作れます。

画面キャプチャがあると、
更にわかりやすいマニュアルが作れますね。

結構役に立つのが
クイックスタートマニュアル。

電化製品にも付いているアレです。

内容を理解するには時間がかかる場合、
とりあえず、この手順で進めることで
緊急対応ができるというものです。

そうそう、
トラブルや上手くいかなった時の
解決法や相談先もお忘れなく。

あ、なんか
「引継ぎ」だけで研修カリキュラムが
作れそうな気がしてきました。

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◆３・ 編集後記
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今日は、ご縁をいただき、

とても視野の広い方と
知り合うことができました。

自分のやりたい事を言い続けると
チャンスは転がってくるものですね。

そういう意味でも
情報発信は大切だというわけです。