オシボリの補充作業をどこまで分解すればいいの？

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■ 音声付きメールマガジン【優先順位のツボ】■

2019.7.4　Vol.　1,190
本日のテーマ：

オシボリの補充作業をどこまで分解すればいいの？

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◆１・　昨日のこと
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終日、よろず支援拠点で相談業務。

１件につき１時間、
それを１日４件ほど対応します。

現在抱えている課題に対して、
その場でアドバイスをしていきます。

空いた時間は、

報告書の作成や相談の資料を
作ったりと、

休まる時間が無いので
一日終わると結構疲れますね。

それでも、

「相談できるところは、ここ（よろず）
しかない」と言われると

使命感がムクムクと顔を出します。

早いもので、私がよろずに来てから
もうすぐ丸３年になります。

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◆２・　本日のテーマ

オシボリの補充作業をどこまで分解すればいいの？

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人手不足です。はい、今さらですが。

ガマンしていれば改善するのかというと、
残念ながら（？）ますます加速して
いくでしょう。

ご承知のように出生数が下がり続けて
いるからです。

じゃあ、どうすりゃいいの？
というところですが、

もちろん、求人情報を見直すことでも
一定の効果はあります。

なぜなら、

多くの会社の求人情報が、
対象となる求職者に届いて
いなかったからです。

潜在的な求職者は必ずいます。
でも、これも一時しのぎなのかも
しれませんね。

並行して進めなければならないのは、
仕事の見直しです。

月並みな表現になりますが、

業務の棚卸は、
今このタイミングでやるべき。

頭で考えるより、
まずは手を動かしてみましょう。

紙に書き出してみます。

移動ができる付箋が便利ですが、
必ず１枚に１プロセス（行動）という
原則は忘れずに。

要は、自分でしかわからないこと、

頭の中に入っていること、

習慣化されてしまって
無意識に動けることを

行動レベルに分解していくということです。

例えば、飲食店での開店作業や
閉店作業なんて

予約数によって作業の多寡は
あるにせよ

基本的には決められた
ルーティンであるはずです。

これを、その日その日の思いつきで
やっていると

時間も人手も足りません。

ベテランは習慣化されているので
スイスイと簡単ですが、

問題なのは、新入社員に
教える時間や人手は足りないのです。

例えば、

「オシボリを準備する」という塊だと
何をすれば良いのかわからないので、

もう少し細かく分解します。

「ホットボックスにオシボリを
詰める（完成形は写真に撮っておく）」

「スイッチを押す」

最後に「在庫が一定数以下なら発注する」

この程度で十分ですが、

ホットボックスの
「ドアを開ける」「閉める」

このような細かい行動を書き出すか
どうかで悩む人もいます。

忘れないし、忘れても開いていたら
違和感があるので

誰かが気がつくでしょう。

ところが、簡単でも
忘れてしまっては損失の大きい
アクションもあります。

ホットボックスの

「スイッチを押す」

なんてのはその代表ですね。

開店時に温まっていないとダメですし、
スイッチが入っていない状態でも
違和感はないので、

覚えておくより書き出した方が
安全です。

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◆３・ 編集後記
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仕事は背中を見て覚えるものだ
というのは、

正確にはルーティンを超えた
部分の話です。

誰がやっても同じ結果になるタスクこそ
リスト化しましょう。