便利なメールで大切な時間を奪われないように
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■ メールマガジン【優先順位のツボ】■
2024.3.27 Vol. 2,918
本日のテーマ：
便利なメールで大切な時間を奪われないように
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ｎｏｔｅ
「念じたら雨は止むのか」
https://note.com/happyspiral86400/n/n1f1655e62320
ｎｏｔｅ音声ブログ
「締め切りに追われているあなたへ」
https://note.com/happyspiral86400/n/na3347ecc2e6b
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◆１・ 昨日のこと
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終日、よろず支援拠点の相談業務。
今年度最後の出勤でした。
年度末ということで退職する方もいれば
新年度に向けての写真撮影などもあります。
自営業の私にとって、
この年度末、年度始まりの雰囲気を
味わえるのはとても貴重です。
【２０２４年 記録集計中】
＜読書＞ 目標１００冊
３月２６日未読了・３月合計３冊
（年累計８冊）
＜タイムマネジメント研修＞ 目標５０回
３月０回・年合計８回
受講者数年合計２９８名
＜ダイエット＞ 目標１２ｋｇ減
変動無し（年累計マイナス１.６ｋｇ）
※週の最低体重を比較（月曜更新）
＜初めてのこと＞ 目標５０個
３月２６日０個・３月合計４個
（年累計１７個）
＜縄跳び＞ 目標１００回
３月２６日未実施・３月合計０回
（年累計０回）連続最高５０回
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◆２・ 本日のテーマ
便利なメールで大切な時間を奪われないように
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私にご依頼をいただく新規の仕事は、
リピートや紹介がほとんどです。
ホームページの問い合わせなどで
全く知らない方からのご連絡は
年に１～３回程度しかありません。
なので、
電話が鳴ることはほとんどなく、
メールやＳＮＳのメッセージが中心です。
当時者同士のタイミングが合わないと
コミュニケーションできない電話と違い、
好きな時に返信をすれば良いメールは
非常に便利なツールですが、
逆に振り回されている方も
少なくありません。
私の受信メールは
多くても１日２０通ぐらいです。
その中で、
仕事に関わるメールは５通ほど。
大したことはありません。
それでもメールチェックを
随時することはなく、
休憩やタスクの切り替え時に
行っています。
集中している時に
メールの着信音が鳴ったり、
ポップアップしたりすると
（集中力が）切れてしまうので、
メーラー自体は落としています。
メールのやり取りは
なるべく最小限にしたいとも考えています。
例えば、先方から打合せの
候補日の連絡があったとします。
「４月２日は午前中、３日が午後、
５日は丸一日合わせられます。」
このような時に、
「では、４月２日の午前中で
お願いしたいのですが、
何時からよろしいでしょうか。」
こんな返信をすると
「９時～１１時の間であれば大丈夫です。」
・・・このやり取りは無駄ですよね。
「４月２日は午前中ＯＫ」と
言っているわけですから、
「では、４月２日の１０時でお願いします。」
これで終われます。
仮に、オンラインでの打合せとなれば、
こちらでＺｏｏｍのＵＲＬを作成して、
その返信のメールに記載して送ります。
もし、都合が悪ければ言ってくるでしょう。
なるべく曖昧な表現も使いません。
例えば、研修でＡ４用紙を
１人２枚必要であれば、
２０名であれば４０枚と
事例を出して念を押します。
返信のタイミングを
決めておくことも必要です。
日程調整以外で
当日返信することは少ないのですが、
どんなに遅くなっても
２４時間以内に返信すると決めています。
現実的には１７時にいただいたメールは
翌朝に戻しています。
メールを送ったのに２日以上放置されると
届いているのか心配になり、
こちらから電話をするという
非常に無駄な時間が生まれます。
返信の内容を作るのに
時間かかかるような場合は
「メールを確認しました。
調べてから返信するので
〇日の〇時までお待ちください。」
これで相手も安心します。
便利なツールのメールによって、
逆に時間を奪われるようなことは
したくありません。
少しの工夫で
お互いの時間も尊重できるはずです。
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◆３・ 編集後記
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今日は月に１度の「４時から会」
朝４時から仕事をする
（実際にはしていますが）会ではなく、
夕方４時から飲む会です。
もちろん、
お酒を飲む必要はありませんが、
夕方４時からの２時間をブロックする
という取り組みを続けていると
時間の調整能力が上がります。