適切なメールのやり取りは時間のロスを防ぐ

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

■ メールマガジン【優先順位のツボ】■

2024.1.18　Vol.　2,849
本日のテーマ：

適切なメールのやり取りは時間のロスを防ぐ

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

ｎｏｔｅ
「がまんならないことは何か」
https://note.com/happyspiral86400/n/n02bcbdc47cce

ｎｏｔｅ音声ブログ
「締め切りに追われているあなたへ」
https://note.com/happyspiral86400/n/na3347ecc2e6b

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

◆１・　昨日のこと
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

可処分時間の多い一日

まずはサウナで整え、
カフェでモーニングをいただきながら、

４月にある新入社員研修の構成を考えます。

集中力が高い午前中は貴重な時間です。

なるべくなら、

締め切りが先のタスクを処理できると
一日の充実感も増します。

ともすれば、

ストレスがかかる仕事や
締め切り間近で急がないと
間に合わないような仕事を優先させて
しまいますから。

しばらく滞在してから事務所に移動。

メールの返信や確定申告の準備を
進めてから早めの帰宅。

夜のルーティンで一日が終了。

【２０２４年　記録集計中】

＜読書＞　目標１００冊
１月１７日未読了・１月合計２冊
（年累計２冊）

＜タイムマネジメント研修＞　目標５０回
１月２回・年合計２回
受講者数年累計１１０名

＜ダイエット＞　目標１２ｋｇ減
マイナス１ｇ（年累計マイナス１ｇ）
※週の最低体重を比較（月曜更新）

＜初めてのこと＞　目標５０個
１月１７日０個・１月合計４個
（年累計４個）

＜縄跳び＞　目標１００回
１月１７日未実施・１月合計０回
（年累計０回）連続最高５０回

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

◆２・　本日のテーマ

適切なメールのやり取りは時間のロスを防ぐ

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

メールは便利な連絡ツールですが、
その使い方については会社で教わる機会が
少ないはずです。

マナーやセキュリティ上のルールなどは
新人研修で学んだとしても、

なるべく１往復で終わる手法や
返信のタイミングなどの知識は
人によってバラツキがあります。

私はメールの専門家ではありませんが、
今日はタイムマネジメント的な観点から
解説します。

大原則として、
メールに即レスは不要だと考えています。

今取り組んでいる仕事を
中断することになるからです。

タスクの切り替えロスは馬鹿になりません。

生産性も落ちます。

もちろん、

手が空いている時間であれば
（即レスでも）構いませんが、

「１日３回」などメールを確認する
時間帯を決めておき、

まとめて返信すれば十分なのです。

確かに即レスは
相手からしてみると助かります。

仕事が早い人だと信頼されるかも
しれません。

しかし、

何らかの事情で遅れると、
むしろ不満につながってしまう
可能性もあるのです。

相手の期待値を下げておく
ということは

「本当に大切なことに
有限の時間をなるべく多く使う」ために
必要なテクニックとも言えます。

ちなみに私は、
遅くても２４時間以内に返信すると
決めています。

法令を調べたり、
研修の構成を考えたりするような
ある程度の時間が必要な案件であれば、

「メールの受信は確認しました。
いつまでに返信します。」

これなら相手も安心するはず。

つい先日も、

研修のご依頼をいただいて
日程調整をしているのに、

３日も音沙汰が無いという会社がありました。

そもそもメールが届いている
（セキュリティに引っかかっている）かも
わからないので、

メールの到着を電話で確認する
というなんとも無駄な時間を使うことに
なりました。

自分の時間を大切にすると同様に、
相手の時間も尊重しなければ関係は破綻します。

たかがメールの返信かもしれませんが、

このような工夫が広がれば
社会全体の生産性も上がっていく

というわけです。

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

◆３・ 編集後記
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

メールも情報のキャッチボールなのですが、

相手からメールを待っていても
時間だけが過ぎていくような場合、

自分で進められる範囲、
私の場合は研修資料の作成を始めて
大枠を作っておいてから、

返信内容に応じて修正する
ということもしています。