締め切り管理は「始期」を決めることから
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■ メールマガジン【優先順位のツボ】■
2023.6.21 Vol. 2,638
本日のテーマ：
締め切り管理は「始期」を決めることから
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ｎｏｔｅ
「曖昧を具体的に。それが計画だ。」
https://note.com/happyspiral86400/n/n4036ed84bd6c
ｎｏｔｅ音声ブログ
「締め切りに追われているあなたへ」
https://note.com/happyspiral86400/n/na3347ecc2e6b
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◆１・ 昨日のこと
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企業研修のため長崎に移動。
中学校の修学旅行以来です。
ソニックで博多まで揺られ、
新幹線への中継に「リレーかもめ」で
武雄温泉まで移動。
そのまま新幹線「かもめ」号で長崎へ。
４時間弱の大移動でした。
到着後は、研修先にご挨拶と
プロジェクターの接続確認。
これでひとまず安心です。
せっかく長崎に来たので
名物のチャンポンでも食べようと
中華街に繰り出しましたが、
美味しいと紹介されたお店が休みで、
探し回ったあげく
フラッと入ったお店が当たり。
大満足の夜。
【２０２３年 記録集計中】
＜登壇＞ 目標１００回
２６回（全累計９４１回）受講者数年累計６８５名
＜読書＞ 目標１００冊
６月２０日１冊読了・６月合計３冊（年累計４５冊）
＜素振り＞ 目標１００回
６月２０日未実施・６月合計２回（年累計１５回）
＜２重飛び＞ 目標１００回
６月２０日未実施・６月合計２回（年累計１４回）
連続最高５０回
＜初めてのこと＞ 目標１００個
６月２０日１個・６月合計１個（年累計２４個）
・西九州新幹線（リレーかもめ含む）
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◆２・ 本日のテーマ
締め切り管理は「始期」を決めることから
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私たちは、
仕事に追われる日々を送っています。
正確には、
追われているのは仕事ではなく
「締め切り（期限）」です。
時間の経過と共に
締め切りがどんどん近づいてくるので
追われているような感覚になるだけです。
社内の提出書類
取引先から頼まれた企画書
出荷や納品・・・。
私たち社会保険労務士の世界でも
労働保険の年度更新や
社会保険の算定基礎届と
今が一年で一番忙しい時期です。
私は手続き代行こそしていませんが、
登壇ピークの真っただ中。
付随する資料作成が山ほどあります。
締め切りは時間の経過と共に
必ず近づいてきます。
そして、
重要な仕事もそうでもなかった仕事も、
必然的に優先順位が高くなっていきます。
なぜなら締め切りは他人との約束だから。
自分との約束を破っても
自分が我慢すれば済むだけですが
（これはこれで良くないのですが）、
他人との約束を破ると
信用を失うだけでなく、
状況によっては
ペナルティが課せられるので
必死で（締め切りを）守ろうとします。
締め切り管理にはコツがあります。
今日は最も重要な
「始期を決める」について解説します。
まずは、
締め切りは最終期限として置いておき、
自分で前倒しの締め切りを決めます。
この期間の中に可処分時間
（自分で自由にタスクの選択ができる時間）が
どれだけあるかを把握し、
次に始期を決めます。
要は、その仕事の取り掛かりを決める
ということです。
多くの方はこれをやりません。
締め切りギリギリになった方が
やる気になると自分を誤魔化しています。
ギリギリの仕事は
締め切りに間に合わせることだけに
意識が向くので、
クオリティは上がらないのです。
話を戻します。
始期を決めたら、一旦目の前から消します。
例えば私の場合、
来年２月の研修の依頼書は
今年１２月のボックスに入れています。
１２月に思い出せば十分に間に合うからです。
これにより、
抱えている期限がバラバラの
仕事に惑わされず「今ココ」に集中できます。
なので、机の上に書類が
山積みになっていると絶対に混乱します。
始期や締め切りがバラバラの仕事が
混在しているので、
取り出しては判断し、戻す。
この繰り返しが脳を疲弊させるのです。
どんな仕事でもまずは始期を決めて
目の前から消す。
これで間違いなく
労働生産性は上がります。
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◆３・ 編集後記
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県外出張は必ず前日に
現地に入るようにしています。
バタバタと間に合わせても
登壇のクオリティは上がりません。
交通機関のトラブルなどでも
致命的な信用失墜につながります。
これも前倒しの期限と言えるかも
しれませんね。