なぜ期限に間に合わないのか（その３）

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■ メールマガジン【優先順位のツボ】■

2022.8.23　Vol.　2,336
本日のテーマ：

なぜ期限に間に合わないのか（その３）

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ｎｏｔｅ
「可処分時間はどれだけあるのだろうか？」
https://note.com/happyspiral86400/n/nc4745be777f9

ｎｏｔｅ音声ブログ
「終わりが決まらないと効率も上がらない」
https://note.com/happyspiral86400/n/nd856eb31217e

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◆１・　昨日のこと
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妻がようやく夏休みを取れたので、
家族で出かけることにしました。

朝は、いつものコメダでモーニング。

メインの目的地は安心院なので、
途中にあるハチミツ専門店の
芳苑（ほうえん）でランチ。

注文したナポリタンは当たりでした。

ブドウ狩りを目的に
名産地の安心院まで移動。

試食をした結果、
美味しかったブドウをゲット。

所々に寄りながら帰って来ました。

楽しい一日はあっという間に終了。

そろそろ県外旅行も再開したいところです。

 

２０２２年登壇記録集計中
４９回（全累計８７９回）受講者数年累計１，５０５名

読書集計中
８月２２日未読了・８月合計９冊（年累計５５冊）

サウナ集計中　８月７回（年累計５８回）

コメダ集計中　８月５回（年累計６３回）

体重記録集計中（８月２１日時点）
前週比較ゼロ（年１０．１ｋｇ減）

初めてのことチャレンジ集計中
８月２２日１個・８月合計６個（年累計５３個）
＜初めてのこと＞
はちみつ工房　芳苑

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◆２・　本日のテーマ

なぜ期限に間に合わないのか（その３）

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タスク（仕事）にはステージがあります。

明日までに終わらせないと
いけないタスクの方が、

来週の処理で全く問題無いタスクより
優先順位が高いのは間違いありません。

要は、置かれている状況です。

これを意識せず、
とにかく目に入ったモノから手をつけると、
常に緊急事態となってしまいます。

抱えているタスクを書き出し、

「締め切りまでの期間」と

「可処分時間
（自由にタスクの選択をできる時間）」の
２軸で４分類します。

（１）締め切りまでの期間が長く、可処分時間が多い
（２）締め切りまでの期間が長く、可処分時間が少ない
（３）締め切りまでの期間が短く、可処分時間が多い
（４）締め切りまでの期間が短く、可処分時間が少ない

（４）は最悪の段階です。

もはや残業などの力技に頼るしかありません。

（４）のタスクを多く抱えているのが
「仕事に追われている」状態です。

確実に疲弊していくので、
そのような事態を避けるために
事前対応をしておく必要があります。

今日は、

「（１）締め切りまでの期間が長く、
可処分時間が多い」について解説します。

この状態のタスクを、
「まだ余裕があるから」と放置していると、

いつの間にか締め切りが近づいてきて、
緊急事態になります。

結論としては「早めに始める」
ということですが、

大切なのは、始期（スタート）を決めること。

私は仕事柄、
かなり先の講演のご依頼をいただく場合が
あります。

ところが、

例えば、来年７月の登壇資料（依頼書など）を
クリアファイルに入れて机の上に置いていると、
すぐに埋もれてしまいます。

見つけるたびに「まだ大丈夫だ」と
元の位置に戻すと

その都度、判断しなければなりません。

この動きが混乱状態を作ります。
何より無駄ですよね。

これを防ぐために月別のボックスの
該当月に放り込むようにしています。

さて、どこに入れると良いのでしょうか。

それは、講演のある７月ではなく、

動き始める始期、
この例では着手し始める５月のボックスに
入れておきます。

これで目の前から消えるので、
優先順位の高い「今すぐ」タスクに
集中ができるというわけです。

もちろん、
締め切りがもう少し早いタスクでも同様です。

本来の期限より前倒しにした
自分期限を設定し、

そこから逆算した始期から手をつければ
終わらないことなんてありません。

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◆３・ 編集後記
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今週は可処分時間の多い週です。

こういう時にノンビリするのではなく、
事前対応しておくと

クオリティの高い仕事ができるはず。