この仕事は本当に突発的だったのだろうか。

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■ 音声付きメールマガジン【優先順位のツボ】■

2021.3.22　Vol.　1,817
本日のテーマ：

この仕事は本当に突発的だったのだろうか。

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◆１・　昨日のこと
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駐車場のトラブルで少し出遅れましたが、

日曜日の朝は、
お決まりのコメダ珈琲店で「思考の時間」

そのまま午前中は、事務所で仕事、
午後からは、給与計実務能力検定の
本試験の会場運運営でした。

問題無く無事に終了。

このところ週末の仕事が続きましたので、
平日をゆったりモードで過ごしたいと
思っています。

２０２１年登壇記録集計中
２０回目
参加者累計４２８名

２０２１年読書数集計中
２月５冊（累計２１冊）

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◆２・　本日のテーマ

この仕事は本当に突発的だったのだろうか。

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いくら完璧なスケジュールを作っても
想定外のことは起こります。

１人で生きているわけではないので
そこは仕方がありませんよね。

皆さんも、経営者や上司、取引先からの
新しい仕事を日々受けることでしょう。

いわゆる「割り込み仕事」というものです。

これを想定していないと
その日の予定がずれて残業になったり、
翌日に持ち越しになるわけです。

これを防ぐために次の２つの取組をしています。

まずは、
予定にバッファ（余白）を入れておく。

スキマ無くスケジューリングするのではなく、
あえて少しだけ空白を入れておく

ということです。

２つ目は「予測する」です。

そもそも、本当に
予測できないことだったのでしょうか。

例えば、警察官だったら、
事件が起きたら現場に急行するという
非常事態に緊急対応するのが仕事です。

これは突発的なことではありません。

「会議の後には仕事が増える」

これも突発的なことではありません。

これまでの経験から予測できることなので、
会議の後にバッファを入れておくことで、
速やかに処理ができます。

メールの返信はどうでしょうか。

ほとんどの場合、予測しにくいはずです。

電話と同じように
突発的にメールが届きます。

ただ、電話と違うのは、
すぐに対応（返信）する必要があるのかを
選択できるということ。

多くの場合は最優先ではないはずですが、
条件反射のように、これまで処理していた
仕事を横に置き、

メールを優先してしまいます。

おそらく、ほとんどは翌日以降で良いのです。

私の場合、講演の依頼であれば、
日程だけ確認してすぐに返信します。

これは最優先です。

なぜなら、先方の仕事が止まるのと、
返信が遅れることで別の講師を探される
リスクがあるからです。

しかしながら、その他のメールは原則として
（大きな声では言えませんが）
あえて翌日以降に返信しています。

いつも早く返信していると、
少しでも遅れることで不満につながるからです。

相手のハードルを下げておくということは、
実は間接的に働き方改革にもつながります。

少なくとも、届いたら無条件で
すぐに返信するのは辞めた方が良いと

私は思っています。

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◆３・ 編集後記
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例年４月から６月頃までは
講演や研修のご依頼が減ります。

社会人マナーや電話応対といった
新入社員研修は私の範囲ではないからです。

少し落ち着くこの時期に休むのもありですが、
少し仕掛けをしておきます。